Pro některé podnikatele jsou schůzky rovnocenné cvičení, nejsou zábavné, ale víte, že jsou nezbytné. Někdy jsou schůzky rychlé a aktuální a jindy vám zabere značnou část dne. Ale bez ohledu na to, jak dlouho setkání trvá, nejdůležitější je to, co z toho máte.
Máte termíny ke splnění, spoustu úkolů k dokončení a celý tým ke správě. Čas jsou peníze a pokud se s nimi nebude zacházet správně, schůzky mohou strávit spoustu drahocenných hodin. Abychom vám z týmových schůzek vytěžili maximum, můžete se vy a vaši zaměstnanci řídit tímto pětikrokovým průvodcem. Rychle si všimnete, že váš tým bude častěji vést produktivnější schůzky.
je lara spencer ve vztahu
1. Vypracovat a distribuovat agendu.
Příprava programu schůzky předem vám umožní sestavit solidní herní plán. Na konci schůzky můžete uvést všechny důležité položky, o kterých chcete diskutovat, a cíle, které byste chtěli splnit. Zjednodušte to a dokonce vložte prázdná pole pro věci, které byste chtěli vědět.
Na zadní straně agendy můžete vytvořit seznam očíslovaných mezer pro akční položky. To umožňuje účastníkům schůzky zapsat si vše, co potřebují, aby mohli v důsledku schůzky jednat, a to vše udrží na jednom místě.
Po dokončení agendy ji odešlete svému týmu. Budou schopni vidět přesně to, o čem chcete diskutovat, jaké otázky můžete mít a jaké nápady nebo obavy by mohly chtít vznést. Agenda pomáhá každému cítit se organizovaně ohledně toho, co může během setkání očekávat a co se od něj očekává.
2. Plánujte kolem pořadu jednání.
Agenda je jednoduše seznamem diskusních bodů. Je důležité, aby si každý před schůzkou zkontroloval agendu a připravil vedle každé položky seznam otázek, odpovědí nebo rad. Toto udrží všechny v daném tématu a bude diskutovat o všem, co je třeba projednat, než se přesuneme k dalšímu bodu pořadu jednání.
Na konci každého tématu se každého zeptejte: „Má někdo nějaké otázky, než půjdeme dál?“ Toto je příležitost vyvinout další otázky, zatímco informace jsou stále čerstvé v myslích všech.
3. Před každým jednáním „temně“.
Povzbuďte svůj tým, aby si vzal svou agendu s sebou a „ztemněl“ nebo ustoupil od rozptýlení, aby se soustředil na přinášení aktualizací a nových nápadů ke stolu. Když se například rozhodnete pro brainstormingovou schůzku, požádejte všechny, aby krátce před schůzkou věnovali 10–15 minut brainstormingu a připravili seznam nápadů k diskusi. Mohou dokonce přidat své nápady a poznámky ke své kopii agendy jako rychlou referenční příručku.
To vám a vašemu týmu umožní skočit přímo na schůzku a projít kolem stolu a diskutovat o nápadech, zatímco jsou na vrcholu mysli. Místo dlouhého čekání na promluvení další osoby budou všichni připraveni promluvit si s nápady a budete mít mnohem větší šanci rozhodnout o nejlepším postupu ve stejný den. Energie v místnosti bude nakažlivá a budete rádi, když uvidíte, o kolik produktivnější mohou být tyto schůzky.
4. Eliminujte vnější rozptylování.
Setkání se vytvářejí proto, aby bylo věnováno určité množství času diskusi o důležitých věcech. Respektujte ten čas tím, že s sebou nebudete rušit pozornost, jako je váš telefon nebo notebook. Jinak by si kolegové mohli myslet, že je neslušné nebo neuctivé vidět vás, jak odepisujete nebo neustále kontrolujete telefon.
Protože však někteří lidé možná potřebují elektronické zařízení, aby si mohlo dělat poznámky nebo sledovat e-mail, nezapomeňte ho ponechat v tichém nastavení, aby nezazněla žádná hlasitá oznámení. Pokud si přinesete elektronická zařízení, řekněte všem na začátku schůzky, že je budete používat k psaní poznámek. Tím, že nepřinesete zařízení nebo předem neupozorníte lidi na to, proč zařízení přinášíte, zabráníte kolegům v přemýšlení, zda dáváte pozor.
5. Ukončete schůzky opakováním klíčových akcí.
Jako vůdce schůzky nezapomeňte využít posledních pět minut každé schůzky k rychlému shrnutí klíčových akcí. Díky tomu budou nejdůležitější části informací křišťálově čisté. Opakování toho, co se od každého očekává, že udělá nebo předloží na příští schůzce, je skvělý způsob, jak zabalit schůzku a udržet všechny v úkolu.
Získání hodnoty ze schůzek by mělo být hlavní prioritou. Neměli byste mít schůzky o věcech, o kterých můžete rychle diskutovat po telefonu nebo e-mailu. Zajistěte, aby vaše schůzky byly nastaveny na důležitá diskusní témata a vysokou produktivitu. Požádejte svůj tým, aby vám pomohl využít tento čas moudře ke spolupráci a hladkému procházení projektů.
