Máte seznam úkolů? Samozřejmě - většina z nás ano. Ale co seznam úkolů? Ukázalo se, že podle odborníků na produktivitu je to stejně důležité.
Co přesně je seznam úkolů? Není to seznam špatných návyků, které jste odhodláni porušit, nebo negativní chování, kterému se chcete určitě vyhnout. Je to seznam úkolů, které byste si mohli myslet, že byste měli dělat, nebo byste chtěli dělat, nebo by vás o to mohl požádat někdo jiný. Ale protože vás tyto úkoly neposunou k žádnému z vašich větších cílů, nenasytí vaši duši a není to pro vás nezbytné, je mnohem lepší je nedělat. Měli by být buď ponecháni bez práce, nebo byste je měli delegovat na někoho jiného.
Nejúspěšnější lidé, které znám, říkají, že skvělá kariéra vzniká z toho, co řeknete ne. Dává to smysl, protože čas a energie jsou omezeným zdrojem pro každého z nás a záleží na tom, jak se rozhodneme tento drahocenný zdroj utratit. Konzultant managementu a výkonný kouč píše v Harvardský obchodní přehled :
Jakmile přijmete, že toho musíte udělat víc než čas, je to vlastně osvobozující koncept. Tato realizace vás nutí uznat, že existují položky s nižší prioritou, které pravděpodobně nikdy nedokončíte. Smažte tyto nepodstatné prvky, vložte je do seznamu úkolů a zavázat se, že je necháte jít. Tím zabráníte tomu, abyste ztráceli drahocenný čas neustálým přehodnocováním toho, zda se k nim můžete dostat, což by mohlo být lépe investováno do skutečného dokončení vaší práce.
čím se živí manžel natalie morales
Seznam úkolů vám přinese jasnost a mír, protože bude méně hanby a úzkosti nad věcmi, které si myslíte, že byste měli udělat, nebo ještě hůře, řekli někomu jinému, co uděláte, ale mají potíže se dostat. Přinese také větší transparentnost a zlepší vaše vztahy s kolegy a zákazníky, protože už nebudete dávat sliby, které nemůžete dodržet.
Může to znít neintuitivně - už jste dost zaneprázdněni - ale na vytvoření seznamu úkolů si vyhraďte trochu času, alespoň půl hodiny. Produktivita, kterou získáte, bude za to stát. Jak začít:
1. Sestavte obecný seznam kandidátů pro váš seznam úkolů.
Pokud sledujete, jak trávíte čas (což se vyplatí udělat), zkontrolujte své záznamy a zjistěte, jaké úkoly trávíte každý den. Podívejte se na svůj kalendář a všechny poznámky, které máte, které osvětlí přesně to, jak trávíte pracovní čas. Cokoli, co trávíte časem a které není přímo v souladu s vašimi dlouhodobými cíli a vizí pro sebe, by rozhodně mělo být kandidátem. Měly by tedy být položky, které jsou na vašem seznamu úkolů dlouhou dobu a otravují vás, ale které musíte ještě splnit. Věci, o které vás ostatní požádají, by se měly dostat na seznam potenciálních kandidátů, pokud vás neposunou k vašim vlastním cílům. A konečně, každý úkol, díky kterému se vaše srdce potopí, jen abyste přemýšleli, by měl být kandidátem na váš seznam úkolů.
2. Položte si několik otázek.
Jakmile získáte své potenciální kandidáty na seznam úkolů, vyzvěte každého z nich několika otázkami. Nejprve se zeptejte: „Pomůže mi tento úkol dosáhnout mých cílů a přispět k mé vizi úspěchu?“ Pokud je odpověď ne, pokračujte otázkou: „Budu já nebo někdo jiný trpět smysluplnými negativními důsledky, pokud tento úkol nebude splněn?“ 'Je tento úkol naléhavý nebo důležitý?' Pokud je odpověď na tyto poslední dvě otázky také ne, měl by se tento úkol dostat do vašeho seznamu úkolů.
Pokud se něco zdá být naléhavé nebo důležité nebo by to mohlo mít negativní důsledky, pokud by se to nevrátilo, zeptejte se sami sebe: „Musím být já, kdo tento úkol provede? Nebo bych ho mohl dát někomu jinému tím, že ho deleguji nebo jej zadám externě? “ Pokud existuje nějaký způsob, jak dát tento úkol někomu jinému, měl by jít na váš seznam úkolů.
3. Připravte si několik odpovědí.
Smyslem seznamu nedělat je to, že budete ochotni a schopni rychle říci ne úkolům, které neodpovídají vašim dlouhodobým cílům a nemusíte je dělat vy. Jakmile se do vašeho seznamu úkolů přidají nové úkoly, je užitečné připravit se na několik rychlých odpovědí pro případ, že vás někdo (včetně vás) požádá o něco, co neodpovídá vaší misi.
Životní trenér Blaz Kos navrhuje ve skutečnosti připravuje standardní text, který můžete rychle uchopit a umístit do e-mailu, pokud chcete zdvořile odmítnout požadavek, abyste něco udělali. Můžete také chtít psát skripty, které můžete použít osobně nebo telefonicky, a vymyslet několik věcí, které byste měli být také připraveni si říci, kdykoli se u nepodstatného úkolu objeví ošklivá hlava.
4. Opakujte.
Když jste vyzváni, abyste se ujali nových úkolů, nebo když přicházíte s novými nápady, kterým se chcete věnovat, vyzkoušejte každý z nich na základě výše uvedených otázek. Splňuje velmi přísná kritéria pro zařazení do vašeho seznamu úkolů, nebo patří do vašeho seznamu úkolů? Dbejte na ochranu svého vlastního času a energie a použijte svůj typický štítek nebo skript, abyste podle potřeby odmítli úkoly.
Pravidelně kontrolujte svůj seznam úkolů - alespoň jednou za čtvrtletí, navrhuje Kos. Jakmile se vám to podaří, můžete do seznamu přidat další položky. Kdo ví? Možná jednoho dne bude váš seznam úkolů delší než váš seznam úkolů.
