Jeff Bezos nedávno zakázal PowerPointu schůzky na Amazonu a trval na tom, aby schůzky začaly tím, že účastníci budou tiše číst tištěný dokument obsahující informace potřebné k projednání problému.
To není překvapující, vzhledem k významnému vědeckému výzkumu, že použití aplikace PowerPoint snižuje organizační inteligenci. Nahrazení PowerPointu „instruktážními dokumenty“ (jak to udělal Bezos) však není jen dobrá věda; je to také neuvěřitelně chytrý finanční krok, a to z následujících tří důvodů:
- Šetří to čas. PowerPoint komunikuje rychlostí, kterou přednášející mluví; instruktážní dokument komunikuje rychlostí, kterou diváci čtou. Prezentace, která by trvala hodinu (bez přerušení nebo diskuse), je zkrácena na pouhých pět minut.
- Šetří to čas. Protože briefingový dokument poskytuje důležité informace na začátku schůzky, všichni jsou doslova „na stejné stránce“ a diskuse je kratší a věcnější. Kromě toho, protože prezentace potřebuje moderátora, jednoho musí se schůzky zúčastnil za účelem získání informací. Díky briefingovému dokumentu mohou lidé, kteří potřebují pouze tyto informace (ale nemusí se účastnit), jednoduše tento dokument přečíst a schůzku přeskočit.
- Šetří to čas. Stručný dokument eliminuje tři nejhorší plýtvání časem v PowerPointu: a) Prezentace „nemohou-připnout-to-Jello-na-zeď“, b) „Nepřipravil jsem-tak-jsem -používání mých standardních prezentací; a co je nejhorší ze všeho, c) „Za lásku k Bohu se vám dostane prezentace.
Zmínil jsem, že šetří čas? Dobře, protože jak jsem již dříve zdůraznil, průměrný výkonný pracovník tráví kolem 50 procent svého času na schůzkách (jedna třetina je naprosto zbytečná). Jedná se o obrovský odliv produktivity, nad rámec neslavné schopnosti aplikace PowerPoint snižovat organizační inteligenci.
Pojďme tedy udělat čísla. Protože briefingové dokumenty jsou (přinejmenším) dvakrát tak časově efektivní než PowerPoint a mají tendenci eliminovat nejneužitečnější schůzky, nahrazením PowerPointu briefingovými dokumenty, Bezos efektivně zvýšil produktivitu správy celé společnosti o alespoň 25 procent.
Výzkumu a psaní o kancelářské technologii a technice řízení se věnuji již více než 20 let. Existuje jen málo, pokud vůbec nějaké technologie nebo techniky, které, pokud jsou implementovány, mají blízko k tomuto druhu dramaticky pozitivního vlivu na produktivitu.
Ale to není vše. Zákaz aplikace PowerPoint ve prospěch instruktážních dokumentů stál Bezos a Amazon přesně $ 0,00. Pro všechny praktické účely je to návratnost investic, tedy nekonečno.
Docela chytrý, hm?
