E-maily jsou měnou obchodní komunikace v dnešním světě. A i když mezi odesílateli a přijímači existují obrazovky a vodiče, je stále důležité zachovávat náležitou zdvořilost a etiketu. Ramblování a psaní nebo psaní irelevantních frází je stejně špatné jako slovní chrlení blábolů před klienty nebo manažery. Zlepšení vašich komunikačních dovedností tímto způsobem je zásadní, pokud chcete uspět v podnikání.
Každý den se odesílá více než 100 miliard e-mailů a průměrný čas strávený čtením každého z nich je 15–20 sekund. Udržujte to krátké, zejména proto, že 65 procent všech e-mailů je otevřeno nejprve na menší mobilní obrazovce. Jedním ze způsobů, jak zajistit, že vaše zpráva bude přijata - a že vaše reputace nebude v tomto procesu ohrožena - je okamžité odstranění těchto 10 nesmyslných frází z vašich e-mailů.
1. „Vezměte prosím na vědomí ...“
Tato fráze se často používá, protože zní profesionálně, ale vždy je zbytečná. Místo toho buďte přímí a struční. Pokud si uděláte čas na napsání e-mailu, příjemce již ví, že vaším záměrem je informovat ho o něčem. Když jim řeknete, že to uděláte, podvědomě urážíte jejich inteligenci.
2. „Prosím, neváhejte mě kontaktovat ...“
Když použijete tuto frázi, znovu uvedete zřejmé. Lidé vás budou kontaktovat, pokud se zajímají o to, co jste odeslali, nebo pokud mají dotaz týkající se vaší zprávy. Vzhledem k tomu, že mohou sami využívat svoji digitální svobodu projevu, nemusí vás pozvat ani jim poskytnout přístup k odpovědi.
3. „Já jen ...“
Nedávno Ellen Leanse, zakladatelka společnosti Karmahacks, prohrábla pár peří, když v profesionálních komunikacích nazvala nadužívání slova „just“ u žen. V příspěvku na LinkedIn Leanse argumentuje proti slovu - které podle ní ženy používají třikrát až čtyřikrát častěji než muži - a říká:
Začal jsem si všímat, že „prostě“ nejde o zdvořilost: byla to jemná zpráva o podřízenosti, o úctě. Někdy to bylo samoúčelné. Někdy dokonce duplicitní. Když jsem začal opravdu poslouchat, uvědomil jsem si, že úder od fráze téměř vždy zprávu objasnil a posílil.
Ať už souhlasíte s jejími závěry, nebo ne (a několik dalších prominentních hlasů nesouhlasí), její diskuse o slově „jen“ jako „dětského“, podle modelu Transactional Analysis publikovaného Ericem Bernem, si zaslouží nějaké prozkoumání. Mezitím se od této fráze odvraťte a místo toho zvolte definitivnější jazyk.
4. „Myslím ...“
Odesílatelé často uvádějí „Myslím ...“, aby se minimalizovala potenciální rána budoucího odmítnutí, ale při použití této fráze říkáte příjemci, že si nejste jisti. Kdykoli komunikujete - v e-mailech nebo v reálném životě - musíte se zprávou vypadat sebevědomě. Pokud tak neučiníte, riskujete, že příjemce ignoruje váš názor a jde vpřed s jinou myšlenkou. Vylíčit důvěru na pracovišti je klíčem k úspěchu.
5. „V příloze najdete…“ nebo „V příloze naleznete…“
Může se to zdát nepatrné, ale do e-mailu nelze ve skutečnosti nic zahrnout. Soubory lze přiložit, ale do e-mailu nelze ve skutečnosti nic umístit. Při použití kterékoli z těchto frází se spisovatel vyhýbá použití zájmena „já“, ale věta zní archaicky. Jednoduše informujte čtenáře: „Připojil jsem ...“
6. „Doufám, že se máš dobře ...“
Tato fráze je obvykle psána dvakrát. V jednom případě se zobrazí těsně předtím, než zasáhnete příjemce něčím, co je nežádoucí. Druhou je situace, kdy chcete předstírat blízký vztah nebo skutečný zájem o někoho, pokud o něj nikdo není. Pokud se skutečně zajímáte o blahobyt někoho, mluvte o tom přímo, místo toho, abyste používali tuto výplň.
7. „Myslel jsem, že se natáhnu ...“
Nevím jak vy, ale tato fráze mě přiměje představit si batole, které uchopuje něco mimo dosah z opěradla autosedačky. Také se zdá být velmi plachý a vykresluje nejistotu. Místo toho jednoduše napište svou zprávu nebo otázku a buďte přímí. Místo toho, abych řekl: „Myslel jsem, že vás oslovím,“ řekněte: „Rád bych vás pohostil obědem a probral můj obchodní nápad. Bití kolem křoví nikomu nepřidává. Místo toho dejte příjemci jasně najevo svůj záměr.
8. 'Mohu si vybrat tvůj mozek?'
To v podstatě říká komukoli, komu posíláte zprávu, že mu chcete věnovat čas, aniž byste na oplátku nabídli něco hodnotného. Místo toho se podělte o zajímavý nebo užitečný pohled s příjemcem a dejte mu vědět, že v budoucnu toužíte po vzájemné spolupráci.
jak vysoký byl Lorne Greene
Když jsem seřadil mluvící závazky, zjistil jsem, že tento tupý přístup funguje nejlépe - což má za následek 52% úspěšnost při získávání následné zprávy ve srovnání s 20–27% mírou odezvy u ostatních metod, které jsem zkoušel.
9. „Koho se to může týkat ...“
Existuje několik scénářů, kde je tato fráze vhodná, ale je jich málo a daleko od sebe. Pokud víte, koho se vaše zpráva týká, obraťte se přímo na tuto osobu, místo aby se schovával za tento úvod. Použitím výše uvedené fráze místo pojmenování jednotlivce budete vypadat nedůvěřivě a zbytečně formálně. Než odešlete e-mail, který obsahuje tato slova, stiskněte tlačítko pro odstranění.
10. „S pozdravem ...“
V minulosti byla tato fráze populárním zkrácením více ovlivněných zavírání, ale v dnešní e-mailové komunikaci to zní velmi formálně a neupřímně. Obecně můžete zavřít e-mail pomocí jednoduchého „Děkuji“ nebo jen svým jménem. „Na zdraví“ je další zábavná možnost, která vyjadřuje přání, aniž by působila ucpaná nebo přilepená. V dnešní době všichni chápeme, kdy zpráva skončila. Není třeba jít do krajnosti s formálním uzavřením.
Vykročte na talíř a napište lepší e-mail. Vaši kolegové ocení stručnost vašich zpráv a pokud budou vaše žádosti jasnější, dostanete lepší odpověď. V e-mailu není potřeba chmýří a plniva. Jednoduše řekněte, co tím myslíte. Výsledky budou hovořit samy za sebe.
Jaké fráze vás v e-mailu nejvíce otravují? Sdílejte své největší e-mailové mazlíčky v komentářích níže.
