Zatímco ještě nejsme ovládání humanoidních robotů z pohodlí našich domovů, jako jsou postavy ve filmu z roku 2009 Náhradní , stále častěji jsou naše každodenní interakce - profesionální i osobní - prováděny virtuálními prostředky.
Protože majitelé firem využívají virtuální události jako nákladově efektivní metodu k dosažení nesčetných cílů, včetně webinářů, školení a konferencí, je důležité zajistit, aby efektivní komunikace nebyla vyměňována za úspory na spodním řádku. I když je nepravděpodobné, že by setkání prakticky nahradilo potřebu osobního setkání podnikatelů, jeho snadné přijetí a pohodlí může sloužit ke zvýšení produktivity vašeho podnikání. Virtuální schůzky však nejsou ideální pro každou situaci, takže je důležité vědět, kdy a jak tuto technologii využít.
Donna Dennis, prezidentka Leadership Solutions Consulting a tvůrce a facilitátorka Americká asociace managementu třídenní seminář dne Přední virtuální a vzdálené týmy , říká, že hlavním zaměřením se stala technologie; někde mezi lidmi BlackBerries a e-mailem mnoho vůdců ztratilo ze zřetele vztahy. „Nyní se soustředíme na správu úkolů, vztahů a technologií,“ říká Dennis, která ve své připravované knize dále rozvíjí Znalostní management a e-learning.
Lee E. Miller, ovlivňující trenér a autor knihy UP: Vliv, síla a perspektiva U: Umění dostat to, co chcete „dodává:„ Největší chybou, kterou lidé dělají, je předpoklad, že ovlivňování při setkání tváří v tvář je stejné jako ovlivňování při virtuální interakci. To není. Pravidla se liší, protože lidé reagují odlišně, když jsou ve vzájemné interakci. “
Zde je několik tipů, které vám pomohou uskutečnit úspěšnou virtuální schůzku.
5 tipů pro vedení virtuální schůzky: Jak se připravit
„První věcí, kterou uděláme, než se rozhodneme, jaké technologie a software budeme potřebovat, je rozhodnout, kdo je zúčastněným publikem a jaké informace jsou sdíleny,“ říká Drew Bowers, výzkumný psycholog ve skupině lidských faktorů z University of Dayton Research Institute. „Zjistili jsme, že pro přednášející je nejlepší buď navrhnout svá data nebo prezentaci podle prostředí, ve kterém budou prezentovat, nebo zvolit nejlepší prostředí, které bude reprezentovat data, která mají.“ Bowers říká: „Nemůžete jednoduše přednést prezentaci před živým publikem na konferenci a hodit ji na video monitor pro virtuální publikum a očekávat stejné výsledky, protože jste do určité míry omezeni , jak můžete komunikovat se svým virtuálním publikem.
inlinebuyerzonewidget
Dennis poukazuje na to, že když naplánujete schůzku na fyzickém místě, můžete být více neformální ohledně agendy schůzky a poskytování materiálů. Máte také tu výhodu, že účastníky dostáváte do rychlosti na chodbě, u kávovaru atd. Úspěšná virtuální schůzka však vyžaduje mnohem více přípravy předem. Colaric doporučuje naplánovat virtuální schůzky s dostatečným předstihem. „Pošlete agendu předem, vytvořte vizuály, které posílí vaši zprávu, a předejte je všem před schůzkou, pozvěte členy každého týmu, kteří se potřebují zapojit,“ říká.
Nezapomeňte také odeslat přihlašovací údaje (přístupové kódy, adresy URL a čísla pro volání) alespoň den předem, aby si účastníci mohli otestovat, zda není třeba stahovat software. Můžete také požádat účastníky, aby se přihlásili nejméně 15 minut před zahájením testování připojení, navrhuje Laura Stack, autorka a prezidentka The Timeivity Management Training, firmy pro produktivitu. „Proveďte jmenovité volání a ověřte, zda vše funguje. Zkontrolujte časovou osu. Rozdejte způsob, jak vás zastihnout offline, pokud by účastník diskuse narazil na problémy, říká Stack.
Poznámka: Pokud hostujete jednoho moderátora s velkým naladěním publika, je dobré mít k dispozici moderátora, který bude hlavnímu moderátorovi pomáhat. Facilitátor může účastníkům pomoci s technickými problémy a také monitorovat jakékoli dotazy na chatu, které přijdou. Když se moderátor pokusí číst otázky na chatu, zpomalí to průběh prezentace.
Dig Deeper: Nový videokonferenční nástroj společnosti iMeet
5 tipů pro vedení virtuální schůzky: Technické nástroje a požadavky
Krása technologie online schůzek spočívá v tom, že ji mohou používat i ti nejmladší operátoři s holými kostmi. Vše, co potřebujete, je připojení k internetu, zvuk (z reproduktorů počítače, mikrofonu nebo telefonu) a webová kamera (samostatná nebo integrovaná s vaším monitorem / notebookem). Větší skupiny mohou také potřebovat projekční plátno nebo velký televizní monitor.
Při výběru služby myslete na „malou“, říká Susan Colaric, asistentka viceprezidenta pro instruktážní technologie na Saint Leo University ve městě Saint Leo na Floridě. „Nejúčinnější webové konference jsou ty, které využívají pouze technologii, která je nezbytná. KIS-; udržujte to jednoduché-; je nejlepší způsob, jak přimět lidi, aby se soustředili na vaši zprávu, a ne na technologii. “ Některé online webové produkty zahrnují Adobe Acrobat Connect , GoToMeeting , Microsoft Office Live Meeting a WebEx .
Podnikatelé si také musí pamatovat, že ne každý videokonferenční systém bude spolupracovat. Vyvarujte se rozpaků ze zpoždění a technických závad testováním připojení všech webů před schůzkou. „Pokus o použití analogového videosystému na jednom konci a digitálního systému na druhém může způsobit velké množství problémů, a dokonce i digitálně-digitální konference mohou být problematické, pokud starší softwarový program potřebuje upgrade, než bude moci“ mluvit „novější program,“ říká Bowers.
Dig Deeper: No Fly Zone: Virtual Meetings
jak stará je alyssa trask
5 tipů pro vedení virtuální schůzky: Zůstaňte soustředěni
Rick Maurer, autor Za zdí odporu a Proč nechceš, co chci? doporučuje uživatelům, aby rušili pozornost. Výhodou virtuálních schůzek je schopnost držet je téměř kdekoli -; nevýhodou virtuálních schůzek je také schopnost uspořádat je téměř kdekoli. Účastníci schůzky online mohou volat nebo se přihlásit z místní kavárny, letištních salonků, domácích kanceláří atd. Chcete-li minimalizovat hluk na pozadí nebo „hluk ze silnice“ (nechcete, aby se pozornost soustředilo na vaše dítě, domácího mazlíčka nebo vyzváněcí telefony), můžete rozhodnout se „ztlumit všechny účastníky a klást otázky pouze prostřednictvím chatovacího pole,“ říká Stack.
Maurer také radí, aby se nepokoušel vtesnat do jedné schůzky více věcí. „Zaměřte se na jedno nebo dvě témata. Pokud musíte pokrýt více položek, dejte lidem čas na protažení, přestávku v koupelně nebo doplnění kávy. Udržujte každý segment schůzky krátký - ne déle než 30 minut. “
Poznámka: Pruhované košile nepřenášejí dobře na kameru ani velké, lesklé šperky. Oba mohou být vizuálně rušivé. Snažte se omezit pohyby těla na minimum, protože nadměrný pohyb může ve skutečnosti snížit kvalitu videa.
Kopat hlouběji: Setkání na webu: Jaké nástroje použít?
5 tipů pro vedení virtuální schůzky: Etiketa
jak se původně jmenovalo justin blake
„Klíčem k úspěšné videokonferenci nebo telefonické konferenci je zapamatování si, že jste na schůzce,“ zdůrazňuje Colaric. „Věnujte účastníkům plnou pozornost, jako byste byli, kdybyste byli ve stejné místnosti. Nenechte se rozptylovat e-mailem, procházením webu nebo textovými zprávami. Snažte se nejíst a nepít, abyste mohli být připraveni, pokud na vás směřují otázky. “
Dobré pravidlo? Colaric říká: „Vždy, když vejdete do místnosti, předpokládejte, že mikrofony již žijí na jiných místech! To pomáhá zabránit vysílání jakékoli cizí konverzace před schůzkou, pokud to možná nemáte v úmyslu. “
Poukazuje také na to, že videokonferenční schůzky by se ve skutečnosti měly pohybovat o něco pomalejším tempem než typické schůzky kvůli dvou až třísekundovému zpoždění komunikace většiny systémů. Pokud schůzku vedete, ujistěte se, že máte dostatečné pauzy po položení otázky. Pokud jste účastníkem, obraťte se na sebe, než oslovíte skupinu signalizací rukou nebo vyslovením „otázky“ nebo „komentáře“ a poté počkejte několik sekund, než budete pokračovat. “
Účastníci by také měli navázat oční kontakt pohledem do kamery. Díky tomu bude konverzace mezi účastníky přirozenější. Toto je rychlý podváděcí list na etiketu:
Etiketa 8 úkolů videokonferencí
Buďte zdvořilí vůči ostatním účastníkům
Mluv jasně
Udržujte pohyby těla minimální
Pohybujte se a gestikulujte pomalu a přirozeně
Udržujte oční kontakt pohledem do kamery
Vhodně se oblékněte
Udělejte relaci animovanou
Buďte sami sebou a bavte se!
Etiketa 7 nedělat videokonference
Nedělejte rušivé zvuky
Nekřič
Nedělejte rušivé pohyby
Nepřerušujte ostatní reproduktory
Neprovádějte boční rozhovory
Nenoste „hlučné“ šperky
Nezakrývejte mikrofon
Zdroj: Kancelář informačních technologií univerzity St. Leo
Poznámka: Pokud váš dong podniká globálně, podívejte se na stránky jako např executiveplanet.com a kissbowshakehands.com pro zdroje o mezinárodní obchodní etiketě.
Dig Deeper: Případ a plán pro virtuální společnost
5 tipů pro vedení virtuální schůzky: zapojení účastníků
Dennis říká, že na virtuálních schůzkách existuje tendence spouštět se přímo do úkolu, což může negativně ovlivnit budování vztahů. Doporučuje prolomit ledy tím, že obejde „virtuální“ místnost a požádá každého, aby se představil a podělil se o něco o svém víkendu, nebo si promluvil o něčem, na co se těší, aby do řízení přidal sociální prvek. 'Všechno, co můžete simulovat při setkání tváří v tvář, je dobré.'
Stack říká, že má povzbudit účastníky, aby před zahájením programu předložili své dotazy k danému tématu. Doporučuje také další metody, jak udržet publikum během webináře v záběru, například průzkum veřejného mínění nebo dotazování a odpovědi prostřednictvím chatu.
Colaric navrhuje často klást otázky jak k zapojení vzdálených účastníků, tak k udržení osobního spojení. Zdůrazňuje však, že ve svých otázkách buďte výslovní. „Zeptejte se konkrétní osoby na konkrétní otázku. Kladení otázek s otevřeným koncem na velké vzdálené publikum bude často mít za následek „mrtvý vzduch“ a poté několik lidí najednou. “
Kopat hlouběji: Jak komunikuje virtuální společnost
amy lee čisté jmění 2016
Poznámka redakce: Hledáte videokonference pro vaši společnost? Pokud byste chtěli informace, které vám pomohou vybrat tu pravou pro vás, použijte níže uvedený dotazník a požádejte našeho partnera BuyerZone, aby vám zdarma poskytl informace:
Editorial Disclosure: Inc. píše o produktech a službách v tomto a dalších článcích. Tyto články jsou redakčně nezávislé - to znamená, že redaktoři a reportéři zkoumají a píší o těchto produktech bez jakéhokoli vlivu jakéhokoli marketingového nebo prodejního oddělení. Jinými slovy, nikdo neříká našim reportérům ani redaktorům, co mají psát, ani do článku zahrnout jakékoli konkrétní pozitivní nebo negativní informace o těchto produktech nebo službách. Obsah článku je zcela na uvážení reportéra a editora. Všimněte si však, že někdy do článků vložíme odkazy na tyto produkty a služby. Když čtenáři kliknou na tyto odkazy a zakoupí tyto produkty nebo služby, může být společnost Inc kompenzována. Tento reklamní model založený na elektronickém obchodování - stejně jako každá jiná reklama na našich stránkách s články - nemá žádný dopad na naše redakční pokrytí. Reportéři a redaktoři tyto odkazy nepřidávají, ani je nebudou spravovat. Tento reklamní model, stejně jako ostatní, které vidíte na Inc, podporuje nezávislou žurnalistiku, kterou najdete na tomto webu.
