Při vší úctě k zasílání zpráv a sociálních sítí zůstává e-mail klíčovou formou obchodní komunikace. Je známo, že uzavírá nebo porušuje dohody. Často to není obsah e-mailu, ale spíše etiketa odesílatele (nebo jeho nedostatek).
Když používáme e-mail tak často po celou dobu našeho obchodního života, někdy zanedbáváme základní pravidla komunikace: slušnost, správné oslovování lidí, včasná reakce atd.
BCC je dokonalým příkladem toho, jak lze e-mail efektivně používat nebo úplně zneužít. Když používáme BCC, přemýšlíme vůbec o tom, co děláme a jak to může potenciálně selhat?
Stalo se mi to vícekrát. Abych vám ušetřil nějaké vážné rozpaky, chtěl bych problém vyřešit tady a teď.
Pro BCC existují pouze dvě situace.
Nejprve hromadné e-maily. Zřídka jsou oprávněné.
Pokud potřebujete nějaký poslat - například máte informační bulletin nebo posíláte pozvánku do baru mitzvah vašeho syna - nechat všechny vidět e-mailovou adresu každého příjemce je obrovské ne-ne. Použijte BCC.
Jako online spisovatel často dostávám zprávy do své schránky, které jsou zasílány stovkám (ne-li tisícům) bloggerů a novinářů. Pokud jste osoba PR, věnujte pozornost: Toto není způsob, jak dělat PR, ani zdaleka. Pokud si z jakéhokoli důvodu myslíte, že je e-mail dobrý nápad, použijte BCC. Žádný novinář nechce, aby její e-mail dostal stovky dalších lidí, které nezná.
Pokud v tomto scénáři nepoužíváte BCC, můžete očekávat, že se dostanete na černou listinu mnoha novinářů. Nebo členové rodiny, kteří nesouhlasí s vaším seznamem pozvánek na bar micva.
Zadruhé, musíte naprosto použít BCC, když vás někdo představí někomu jinému. Osoba, která provedla úvod, udělala pěknou věc a neměla by trpět každou odpovědí na tento původní e-mail.
Tím, že BCCing tuto osobu, uvolňujete ji z e-mailů, které budou následovat. Je to běžná zdvořilost a mělo by to být provedeno 1–2 e-maily po jejich úvodu.
Kromě toho nikdy nenechte ostatní odposlouchávat pomocí BCC.
Ve všech ostatních případech, když někomu pošlete e-mail a někomu jinému BCC, budete nečestní - ať se vám to líbí nebo ne.
Posíláte e-mailem osobě X a aniž byste o tom věděli, necháte osobu Y odposlouchávat vaši konverzaci. Osoba X nemá tušení, že tento e-mail čte někdo jiný, ale ve skutečnosti jste jej tajně odeslali také někomu jinému.
Možná to zní jako malý problém. To není.
jak starý je jim nance
V podnikání jsou vaše nejdůležitější vlastnosti integrita a transparentnost. Pokud jste typem lidí BCC na všech vašich e-mailech, nejste typem osoby, se kterou chci obchodovat.
Když mě lidé na e-mailech BCC, okamžitě na ně odpovím a řeknu jim, aby už nikdy BCC takto nepoužívali.
Což mě vede k mému dalšímu bodu: nebezpečí BCC.
BCC může vést k vážně nepříjemné situaci.
Jednou jsem poslal e-mail velmi výkonnému řediteli společnosti Google, abych doporučil přítele na práci. Udělal jsem chybu, že jsem BCCing toho přítele nechal vědět, že posílám ten e-mail.
Hádejte, co udělal můj přítel? Náhodně odpověděl všem a řekl: „Děkuji.“ To znamenalo, že manažer dostal e-mail s poděkováním od někoho, o kom si vůbec neuvědomil, že je na vlásku.
Kdo nakonec vypadal opravdu špatně? Mě. Kdo práci nezískal? Můj přítel.
Pokud to nezbytně potřebujete, použijte tlačítko Vpřed.
Pokud máte pocit, že e-mail, který jste odeslali, musí být viditelný i někomu jinému kromě příjemce, po jeho odeslání jej přepošlete. Je to o něco lepší než použití BCC. Stále to však nedoporučuji.
Přeposíláním se vyhnete riziku Odpovědět všem - ale nejde o poctivější krok. Stále sdílíte soukromé e-maily, aniž by to věděl jeden z účastníků vlákna.
Etika podnikání je všechno. Začínají tím, jak komunikujeme. Buďte typem člověka, se kterým chcete pracovat - ne typem člověka, který vás při každém e-mailu potí.
