JAK NAPSAT PŘESVĚDČIVÉ SHRNUTÍ

Kromě obchodních plánů jsou shrnutí pravděpodobně nejdůležitějším ze všech obchodních dokumentů. Je třeba říci, že téměř každé velké rozhodnutí v každé společnosti jakékoli velikosti zahrnovalo během rozhodovacího procesu shrnutí.

Mnoho lidí bohužel mylně věří, že shrnutí je souhrnem dokumentu, například „Cliff Notes“. Uh, ne.

Účelem shrnutí je doporučit rozhodnutí, nikoli poskytnout informace. Delší dokument poskytuje podrobný rozbor pro toto doporučení.

Volně založený na rozhovorech, které jsem vedl s návrhovým guru Tom Sant , zde je návod, jak napsat shrnutí, které přesvědčí vedoucího (nebo výkonný tým), aby učinil rozhodnutí:

1. Popište problém, potřebu nebo cíl.

Pod slovy „SHRNUTÍ“ vysvětlete (maximálně jednou nebo dvěma větami), proč je třeba rozhodnutí. Buďte konkrétní a zahrňte měřitelná měření, pokud je to možné.

Špatně:

Tento dokument podrobně popisuje řešení XYZ. Zde je souhrn jeho obsahu ...

Že jo:

Zaznamenáváme roční pokles příjmů o 10 milionů dolarů v důsledku výpadků telekomunikačních sítí.

2. Popište požadovaný výsledek.

V jedné nebo dvou větách (nanejvýš) popište, co se bude lišit, pokud bude problém vyřešen, bude splněna potřeba nebo bude dosaženo cíle. Neuvádějte žádné podrobnosti o řešení.

Špatně:

V kapitole 1 popisujeme několik standardních analogových indukčních kondenzátorů vyhovujících ...

Že jo:

Podle našich odhadů (viz část 1) snížení nebo odstranění těchto výpadků zvýší naši ziskovost až o 20%.

3. Popište navrhované řešení.

Pod slovem „NÁVRH“ popište v sérii krátkých odstavců prvek vašeho řešení problému (jako v kroku 1), který vytvoří požadovaný výsledek (jako v kroku 2).

V každém odstavci si přečtěte části většího dokumentu, kde je tato část vašeho řešení podrobně popsána. Zajistěte, aby byl každý odstavec ostrý a čitelný. Vyhněte se žargonu, bizblabům a zbytečným abstrakcím. Pokud je to možné, uspořádejte odstavce do podrobného plánu.

Špatně:

Že jo:

K řešení výše uvedeného problému navrhujeme následující:

1. Kupte a nainstalujte pilotní systém. To nám umožní otestovat nový software bez ohrožení našeho každodenního provozu. Požadavky na tento pilotní systém jsou popsány v části 4.

[další kroky]

4. Vysvětlete, jak překonáte rizika.

Každé obchodní rozhodnutí, které není zjevné, zahrnuje určitou míru rizika. Proto pod nadpisem „RIZIKA“ stručně popište tato rizika a jak je navrhujete překonat (nebo proč ve skutečnosti nejsou rizikem).

Ještě jednou dodržujte tyto odstavce těsně. Používejte prostý jazyk. Stejně jako v předchozím kroku připojte každý odstavec k příslušné části delšího dokumentu.

Špatně:

Navrhované řešení je agnostické od dodavatele a integruje se do více systémových architektur pomocí přizpůsobených skriptů připravených ke spuštění ...

Že jo:

Chcete-li převést celé oddělení zákaznických služeb, budeme muset přeškolit náš servisní personál, což by mohlo zkrátit dobu odezvy oddělení. Tuto možnost však plánujeme snížit vytvořením přizpůsobeného výcvikového manuálu.

5. Požádejte o rozhodnutí, které chcete učinit.

Pod nadpisem „DOPORUČENÍ“ popište co nejmenšími slovy rozhodnutí, které má vedoucí pracovník učinit. Buď konkrétní.

Pokud rozhodnutí zahrnuje peníze, uveďte částku. Pokud existují důvody, proč musí být rozhodnutí učiněno do určité doby, vyplňte je.

Špatně:

Naše pokračující obavy z výpadků telefonních systémů nadále ovlivňují naši společnost, a proto by měly být řešeny rychle.

Že jo:

Abychom mohli tento projekt dokončit do konce aktuálního fiskálního roku, aniž by došlo k narušení našeho současného provozu, musíme schválit navýšení rozpočtu IT na příští čtvrtletí o 2 miliony USD.

Ukázky výkonných shrnutí

Níže jsou uvedena dvě shrnutí popsaná výše, jak se ve skutečnosti objevují. Pokud si nemyslíte, že první příklad je uměle neprůhledný, ujišťuji vás, že já osobně jsem viděl horší. Mnohem horší.

Špatně:

SHRNUTÍ

Tento dokument podrobně popisuje řešení XYZ. Zde je souhrn jeho obsahu:

V kapitole 1 popisujeme několik standardních analogových indukčních kondenzátorů vyhovujících ...

[další souhrny kapitol]

Využití naší stávající infrastruktury zužitkuje minulé investice do technologií a optimalizuje požadavky na rekvalifikaci. Vyšší spolehlivost způsobí výbuch naší produktivity kritické pro mise, čímž vytvoří zpeněženou konkurenční výhodu. Navrhované řešení je agnostické od dodavatele a integruje se do více systémových architektur pomocí přizpůsobených skriptů připravených ke spuštění.

Naše pokračující obavy z výpadků telefonních systémů nadále ovlivňují naši společnost, a proto by měly být řešeny rychle.

Že jo:

SHRNUTÍ

Zaznamenáváme roční pokles příjmů o 10 milionů dolarů v důsledku výpadků telekomunikačních sítí.

Podle našich odhadů (viz část 1) snížení nebo odstranění těchto výpadků zvýší naši ziskovost až o 20%.

NÁVRH

K řešení výše uvedeného problému navrhujeme následující:

Kupte a nainstalujte pilotní systém. To nám umožní otestovat nový software bez ohrožení našeho každodenního provozu. Požadavky na tento pilotní systém jsou popsány v části 4.

[další kroky]

RIZIKA

Možnost kratší doby odezvy . Ve fázi 3 výše uvedeného plánu budeme muset přeškolit náš servisní personál, což by mohlo dočasně snížit průměrnou dobu odezvy oddělení. Tuto možnost však plánujeme snížit vytvořením přizpůsobeného výcvikového manuálu.

[více rizik]

DOPORUČENÍ