E-maily jsou nejběžnějším dokumentem v obchodním světě. Mnoho e-mailů je bohužel napsáno tak špatně, že se příjemci musí snažit přijít na to, proč e-mail čtou a co s tím mají dělat.
Poznámka: zdokonalit své e-mailové dovednosti, přihlaste se k mým týdenní zpravodaj zdarma.
jak starý je andy mauer
Tady je spolehlivá metoda psaní e-mailů, které práci dokončí.
1. Myslete na konkrétní rozhodnutí.
Cílem e-mailu je vždy přimět příjemce, aby se rozhodli nějakého druhu. V opačném případě, proč se obtěžovat psát to?
Než tedy něco napíšete, zeptejte se sami sebe: přesně tak jaké rozhodnutí má příjemce učinit?
Stejně jako u všech obchodních psaní je neurčitost opakem užitečného. Čím jasnější bude cíl, tím přesvědčivější bude váš e-mail.
2. Začněte tím, že napíšete svůj závěr.
Váš závěr je prohlášením o rozhodnutí, které má příjemce učinit, na základě obsahu vašeho e-mailu.
Ve škole vás pravděpodobně naučili začít úvodem a skončit závěrem. Špatně.
Nikdo v obchodním světě nemá čas bloudit vývojem myšlenky. Pokud jim okamžitě neřeknete důvod e-mailu, je pravděpodobné, že se přesunou dál.
Takže začnete svým závěrem. Předpokládejme například, že vaším cílem je přimět šéfa, aby schválil interní tělocvičnu.
ŠPATNĚ:
Jim,
Jak víte, absence zaměstnanců je obecně považována za trvalý problém s prudkým finančním dopadem, a to jak v naší společnosti, tak v jiných společnostech v našich průmyslových odvětvích. [yada, yada, yada] Proto bychom měli zvážit vyčlenění peněz na instalaci tělocvičny v našem ústředí.
ŽE JO:
Jim,
Chci, abyste schválili instalaci vlastní tělocvičny.
3. Strukturujte svůj podpůrný argument do „stravitelných bloků“.
Jakmile uvedete svůj závěr, srovnejte argumenty, které váš závěr podporují (tj. Rozhodnutí, které chcete učinit). Chcete-li, aby vaše argumenty byly „stravitelné“, rozdělte je na malé „kousky“ a každému bodu dejte podobný formát a strukturu vět.
ŠPATNĚ:
Podle nedávno zveřejněné vládní zprávy je skupinová fyzická zdatnost nesmírně důležitá, i když jen velmi málo společností k ní skutečně prokáže závazek! Mnoho firem identifikuje fyzickou zdatnost jako podhodnocené konkurenční aktivum, ale v této oblasti nemá plán na zlepšení, přestože fyzická zdatnost je silně spojena s podnikovým a individuálním ekonomickým a osobním úspěchem. Mám pocit, že pokud se nebudeme zabývat otázkou fyzické zdatnosti, protože zvyšuje produktivitu na pracovišti, zůstaneme pozadu.
ŽE JO:
Vlastní tělocvična:
- Omezit absenci.
- Zvyšte celkovou produktivitu.
4. Posilte každý argument důkazy.
Říká se, že každý má dvě věci: svěrač a názor. Pokud neposkytnete fakta, která podporují vaše argumenty, stane se váš e-mail jedním gigantem, názorem, a proto v očích příjemce budete pravděpodobně vypadat jako jeden gigant ... no ..., dostanete nápad .
ŠPATNĚ:
Interní tělocvična sníží absenci, protože lidé budou chtít raději přijít do práce, než zůstat doma, a nebudou tak nemocní.
ŽE JO:
- Omezit absenci. Podle průzkumu Národního zdravotního ústavu u 1 000 firem mají společnosti s interními tělocvičnami o 20% méně absencí než ty, které takové zařízení nemají.
5. Opakujte svůj závěr jako „výzvu k akci“.
Na konci e-mailu zopakujte závěr tak, aby poskytl příjemci další krok, který musí příjemce učinit, za předpokladu, že příjemce nyní souhlasí s vaším závěrem, na základě síly vašich argumentů a důkazů. Snažte se o to, aby to bylo jednoduché a konkrétní.
ŠPATNĚ:
Vaše podpora tohoto projektu by byla velmi oceněna.
ŽE JO:
Pokud na tento e-mail odpovíte se souhlasem, zahájím proces.
jak stará je jillian mele
6. Vložte předmět do řádku předmětu.
Váš předmět (neboli „název“) je nejdůležitější částí e-mailu, a proto jej napíšete jako poslední, poté, co jste napsali svůj závěr a argumenty a důkazy, které tento závěr podporují.
V ideálním případě by předmět měl splnit dva důležité úkoly: 1) dostatečně zaujmout příjemce, aby se e-mail otevřel a přečetl, a 2) naznačit závěr, který chcete od příjemce přijmout.
Ve většině případů je nejlepším způsobem, jak splnit oba úkoly, zapouzdřit výhodu (nebo výhody), která bude výsledkem rozhodnutí, které chcete, aby příjemce učinil.
ŠPATNĚ:
Předmět: Dopad interních programů fitness zaměstnanců na zdraví
ŽE JO:
Předmět: Jak můžeme omezit nepřítomnost
Abychom to shrnuli, jsou zde dva e-maily:
ŠPATNĚ:
Komu: Jim@Acme.com
Předmět: Dopad interních programů fitness zaměstnanců na zdraví
Jim,
Jak víte, absence zaměstnanců je obecně považována za trvalý problém s prudkým finančním dopadem, a to jak v naší společnosti, tak v jiných společnostech v našich průmyslových odvětvích. Interní tělocvična sníží absenci, protože lidé budou chtít raději přijít do práce, než zůstat doma, a nebudou tak nemocní. Proto bychom měli zvážit vyčlenění peněz na instalaci tělocvičny v našem ústředním zařízení. Vaše podpora tohoto projektu by byla velmi oceněna.
Jill
ŽE JO:
Komu: Jim@Acme.com
Předmět: Jak můžeme omezit nepřítomnost
Jim,
Chci, abyste schválili instalaci vlastní tělocvičny. Tohle bude:
- Omezit absenci. Podle průzkumu Národního zdravotního ústavu u 1 000 firem mají společnosti s interními tělocvičnami o 20% méně absencí než ty, které takové zařízení nemají.
- Zvyšte produktivitu. Máme o 50% více absencí než jiné firmy v našem oboru, takže snížení tohoto počtu o 20% automaticky zvýší naši produktivitu o 10%.
Pokud na tento e-mail odpovíte se souhlasem, zahájím proces.
Jill
Vážně, který z těchto dvou e-mailů si podle vás s větší pravděpodobností posune vaši agendu vpřed?
Líbí se vám tento příspěvek? Pokud ano, zaregistrujte se bezplatný zpravodaj o zdroji prodeje .
