Všichni si přejeme, abychom mohli být produktivnější. Jak je to ale možné, když se úkoly hromadí, nejnovější sezóna roku Oranžová je nová černá právě se objevilo na Netflixu a vy vás rozptyluje spousta e-mailů, textů a oznámení na sociálních médiích?
Za poslední měsíc jsem toho měl příliš mnoho. Padal jsem míč doleva a doprava. To je nepřijatelné, pokud jste vlastníkem firmy. Mám lidi, kteří se na mě spoléhají, a neměl bych dopustit, aby se to stalo. Způsobilo to, že jsem vyhodnotil věci, které zabíjejí moji produktivitu.
Prvním krokem, který jsem musel udělat, bylo identifikovat plýtvající časem a utnout je v zárodku, abych mohl zůstat produktivní. Tady je osm plýtvajících časem, které jsem si všiml, že zabíjí mou produktivitu a většinu lidí, se kterými pracuji.
1. Neustále kontrolujte své e-maily.
Nemělo by být překvapením, že e-mail je jedním z největších časových ztrát. Koneckonců, každý den je zasláno více než 200 miliard e-mailů a bylo zjištěno, že průměrný zaměstnanec kontroluje svůj e-mail 36krát za hodinu. A všichni jsme za to vinni. Nemohu vám říci, kolikrát jsem psal článek, jen abych se nechal rozptýlit e-mailovým oznámením, ať už na mém notebooku nebo smartphonu.
Úplně chápu, že nemůžete nechat klienta nebo šéfa viset tím, že neodpovíte na e-mail, ale mnohokrát dostáváme informační bulletiny nebo kupóny, na které nakonec klikneme, což nás vede k procházení webových stránek. Abyste zůstali produktivní, musíte omezit čas, který strávíte kontrolou svých e-mailů.
Některé organizace skutečně nainstalovaly filtry do e-mailových programů. To soubory pryč všechny příchozí zprávy, takže si je můžete přečíst později. Zatímco zákaz e-mailů je jedním ze způsobů, jak tento problém vyřešit, omezení e-mailových kontrol na určité časy může být stejně účinné. Můžete si například vyhradit dvacet minut třikrát denně na kontrolu a odpovídání na vaše e-maily.
Pokud se obáváte, že tato oznámení příliš zvedají vaši zvědavost, můžete oznámení vypnout na notebooku i smartphonu.
2. Neautomatizace vašich účtů na sociálních médiích.
I když jsou sociální média jedním z nejlepších nástrojů k šíření povědomí o značce, vytváření sítí, udržování aktuálních informací o nejnovějších průmyslových zprávách a dohánění přátel nebo rodiny, je to další velká ztráta času. Ve skutečnosti trávíme na sociálních médiích v průměru 118 minut denně. Pokud nejste manažerem sociálních médií, není třeba, abych trávil tolik času na sociálních médiích.
jak starý je lovec král
Stejně jako u vašich e-mailů si naplánujte určité časy po celý den, abyste si mohli prohlédnout a aktualizovat své sociální kanály, například během dojíždění do práce a z práce. Můžete také použít blokátory jako Cold Turkey a nechat si oznámení vypnutá. Navrhoval bych také, abyste používali nástroje pro správu sociálních médií, jako je Hootsuite, abyste mohli předem naplánovat všechny aktualizace svých sociálních médií z jednoho řídicího panelu.
3. Objemné seznamy úkolů.
Ať už si své seznamy úkolů zapisujete do poznámkového bloku nebo používáte nástroj jako Evernote, seznamy úkolů mohou být skutečným zachráncem života, protože snižují stres při pokusech o zapamatování si věcí, jako je schůzka, je třeba vyzvednout v obchodě. Seznamy úkolů vám také mohou pomoci udržet si přehled o nejdůležitějších úkolech, které musíte splnit.
Aby byly seznamy úkolů účinné a aby vám nedocházelo k jejich zahlcení, musíte mít seznamy krátké, obvykle kolem tří nejdůležitějších položek denně. Měli byste si také zapsat své seznamy tu noc předtím, abyste se ráno probudili a mohli začít seznam řešit.
4. Multitasking.
Multitasking nefunguje. „Pokud jde o pozornost a produktivitu, náš mozek má omezené množství,“ říká Guy Winch, PhD, autor Emoční první pomoc: Praktické strategie pro léčbu selhání, odmítnutí, viny a dalších každodenních psychologických zranění .
„Je to jako koláčový graf a všechno, na čem pracujeme, bude zabírat většinu toho koláče. Na jiné věci toho nezbylo mnoho, s výjimkou automatického chování, jako je chůze nebo žvýkačka. “
carley shimkus liška novinky plat
Multitasking plýtvá produktivitou, protože když přepínáte mezi úkoly, vaše „pozornost je věnována aktu řazení.“
Dělejte jednu věc po druhé. Jakmile dokončíte jeden úkol, můžete přejít k dalšímu.
5. Být perfekcionista.
Pokud máte nerealisticky vysoké standardy, budete úkolu věnovat více času, než byste měli. I po jeho dokončení stále provádíte revize, aby byla „dokonalá“. V jiných případech vás může perfekcionista odhodit, protože věci nevyšly podle vašich představ. To znamená, že se můžete vzdát projektu, na kterém jste již začali pracovat.
Tady je věc. Dokonalost je nemožný cíl, který nejen zabíjí vaši produktivitu, ale také poškozuje vaše zdraví.
Překonat tuto mentalitu není snadný úkol. Ale můžete začít tím, že se soustředíte na získání své práce. Nejprve si například nechte udělat holé kosti projektu. Vždy se můžete vrátit zpět a později to vylepšit.
Ve skutečnosti si možná všimnete, že to není tak špatné, jak jste si mysleli. Musíte také přijmout selhání. Stává se to každému z nás. Místo toho, abyste se tím nechali pohltit, poučte se ze svých chyb, abyste je neopakovali.
6. Zbytečné schůzky.
Věděli jste, že pouze v USA se denně koná 25 milionů schůzek? Problém v tom je, že vedoucí pracovníci připustili, že tato setkání jsou neúspěchy, což znamená, že organizace zbytečnými schůzkami ztrácejí čas a peníze.
Pokud chcete, aby schůzky byly produktivní, udržujte je do 30 minut, stanovte jasná očekávání, posílejte materiály předem, začněte a končí včas a soustřeďte se. Také bych vám doporučil, abyste se zeptali, zda je schůzka skutečně nezbytná. Ve většině případů postačí rychlý e-mail nebo telefonát.
7. Řekněte „Ano“.
Je pochopitelné, že nechcete zklamat ostatní, ale není možné, abyste udrželi všechny šťastné. Děláte si velkou medvědí službu tím, že řeknete všem „ano“, protože se nakonec šíříte příliš hubeně.
Buďte k ostatním upřímní a informujte, že prostě nemáte čas vést schůzku, napsat příspěvek na blog nebo cokoli jiného, o co žádají. Poté, co budete mít k dispozici, můžete nabídnout, že se k jejich žádosti vrátíte.
8. Odkládání těžších úkolů.
Každý máme ty úkoly, které buď nechceme dělat, nebo jsou pro nás příliš náročné. Nakonec tyto úkoly odsuneme do jiného času a místo toho budeme pracovat na těchto jednodušších úkolech. To nic nemění na skutečnosti, že tento úkol zmizí. Místo toho, abyste to nechali viset nad hlavou, musíte jen kousnout kulku a udělat to.
Vyhýbání se tomuto typu prokrastinace zajišťuje, že budete produktivní den co den.
