Ve věku internetu , můžete kliknout na „odpovědět“, napsat rychlou odpověď a kliknout na „odeslat“, aniž byste přemýšleli o tom, co jste právě napsali. Odborníci se však shodují, že vaše chování e-mailů má potenciál sabotovat vaši reputaci osobně i profesionálně. Společnost Inc.com se spojila s některými z nejzkušenějších e-mailových odborníků v oboru a nechala je zvážit, jak zdokonalit vaši e-mailovou etiketu.
1. Diskutujte pouze o věcech veřejných. Všichni jsme slyšeli příběhy o „soukromém“ e-mailu, který byl nakonec předán celé společnosti a v některých případech i přes internet. Jednou z nejdůležitějších věcí, které je třeba zvážit, pokud jde o e-mailovou etiketu, je, zda záležitost, o které diskutujete, je veřejná, nebo něco, o čem by se mělo mluvit za zavřenými dveřmi. Zeptejte se sami sebe, zda je diskutovaným tématem něco, co byste napsali na hlavičkový papír společnosti nebo zveřejnili na nástěnce, aby je všichni viděli, než kliknete na tlačítko Odeslat. - Judith Kallos ,
autor Snadná etiketa e-mailu, E-mail: Příručka a E-mail: Průvodce psaním dobře
2. Krátce se představte. Nepředpokládejte, že osoba, která obdrží váš e-mail, ví, kdo jste, nebo si pamatuje setkání s vámi. Pokud si nejste jisti, zda příjemce zná vaši e-mailovou adresu nebo jméno, uveďte jednoduchou připomínku, kdo jste ve vztahu k osobě, kterou oslovujete; formální a rozsáhlý životopis není nutný. - Peggy Duncan , odborník na osobní produktivitu a autor Dobijte přetížení e-mailu pomocí lepších návyků, etikety a aplikace Outlook 2007
Poznámka redakce: Hledáte služby e-mailového marketingu pro vaši společnost? Pokud byste chtěli informace, které vám pomohou vybrat tu pravou pro vás, použijte níže uvedený dotazník a požádejte našeho partnera BuyerZone, aby vám zdarma poskytl informace:
3. Nebuďte „naštvaní e-mailem“. E-mailové zprávy se špatnými zprávami, propouštění klienta nebo prodejce, vyjádření hněvu, pokárání někoho, pohrdání jinými lidmi v e-mailech (zejména pokud říkáte o svém šéfovi něco méně než laskavého) jsou všechna hlavní ne-ne. Protože se e-mail může zdát tak neformální, mnoho lidí se dostane do této pasti. Pamatujte, že e-mailová korespondence trvá věčně. - Lindsey Pollak , odborník na kariéru a pracoviště, konzultant e-mailové etikety a autor knihy Jak se dostat z vysoké školy do kariéry
4. Vykřičníky používejte střídmě. Maximální počet vykřičníků v obchodním e-mailu? Jeden. Jinak riskujete, že budete vypadat dětinsky a neprofesionálně. - Pollak
5. S důvěrnými informacemi buďte opatrní. Zdržujte se diskuse o důvěrných informacích v e-mailech, jako jsou daňové údaje někoho jiného nebo údaje o vysoce citlivém obchodním jednání. Pokud by se e-mail dostal do rukou nesprávné osoby, můžete čelit vážným - i právním - následkům. - Peter Post , ředitel burlingtonského institutu Emily Post ve Vermontu, který nabízí etiketové rady a odpovědi na otázky týkající se chování, jako je svatební etiketa, problémy s rodičovstvím a chování u stolu.
6. Reagujte včas. Pokud nepracujete v nouzové kapacitě, není nutné být k dispozici v okamžiku, kdy dorazí e-mail. Podle povahy e-mailu a odesílatele je přijatelná odpověď do 24 až 48 hodin. - Duncane
7. Zdržujte se odesílání jednorázových linek. „Díky,“ a „Ach, dobře“, konverzaci nijak neposunujte. Pokud neočekáváte odpověď, můžete v horní části e-mailu uvést „Žádná odpověď není nutná“. - Duncane
8. Nepoužívejte zkratky ke skutečným slovům, emotikonům, žargonu nebo slangu. Slova od dospělých, podnikatelů, kteří používají zkratky jako „4 u“ (místo „pro vás“), „Gr8“ (skvěle) v e-mailu souvisejícím s podnikáním, jsou nepřijatelné. Pokud byste do své obchodní korespondence nevložili smajlíka nebo emotikonu, neměli byste je vložit do e-mailové zprávy. Kterákoli z výše uvedených možností má potenciál vypadat méně profesionálně. - Duncane
9. Udržujte to čisté. Příjemce nic neotravuje víc, než když lidé odpoví a nechají zprávy chaotické, například e-mailový řetězec, který obsahuje nadměrné stříšky (>>>), nebo stránky a stránky e-mailových adres, které nebyly chráněny pomocí skryté kopie. Stříhání se můžete zbavit výběrem textu, klávesovou zkratkou Ctrl + F použijete příkaz Najít a nahradit k vyhledání stříšky a všechny je nahradíte ničím. Můžete se zbavit všech e-mailových adres pouhým odstraněním. Vyčistěte to a poté odešlete. - Duncane
10. Vyjádřete svůj předmět jasně. Vzhledem k tomu, že schránky jsou ucpávány stovkami e-mailů denně, je zásadní, aby se váš předmět dostal k věci. Mělo by to být přiměřeně jednoduché a popisné o tom, o čem jste psali. Očekávejte, že jakýkoli e-mail s roztomilým, vágním nebo nejasným předmětem bude vyhozen. Dokažte také svůj předmět tak pečlivě, jako byste prokázali zbytek e-mailu. - Pošta
11. Nenechte se zmýlit Spamem. Vyvarujte se řádků předmětu, které mají velká písmena, všechna malá písmena a takové, které obsahují adresy URL a vykřičníky - které mají tendenci vypadat jako Spam příjemci. - Judith Kallos ,
autor Snadná etiketa e-mailu, E-mail: Příručka a E-mail: Průvodce psaním dobře
12. Váš předmět se musí shodovat se zprávou. Nikdy neotvírejte starý e-mail, stiskněte Odpovědět a odešlete zprávu, která nemá nic společného s předchozím. Neváhejte změnit téma, jakmile se změní vlákno nebo obsah e-mailového řetězce. - Peggy Duncan , odborník na osobní produktivitu a autor Dobijte přetížení e-mailu pomocí lepších návyků, etikety a aplikace Outlook 2007
13. Při odesílání velkých příloh poskytněte varování. Odeslání neohlášených velkých příloh může ucpat doručenou poštu příjemce a způsobit, že se další důležité e-maily odrazí. Pokud posíláte něco přes 500 kB, měli by se odesílatelé zeptat: „Nevadilo by vám, kdybych vám poslal přílohu? Kdy by pro tebe byl nejlepší čas? “ - Kallos
14. Ne více než dvě přílohy a uveďte logický název. Pokud to není výslovně požadováno, nezasílejte zprávy s více než dvěma přílohami. Přiloženým souborům také dejte logický název, aby příjemce na první pohled věděl o subjektu a odesílateli. - Duncane
15. Odesílejte nebo kopírujte ostatní pouze na základě potřeby vědět. Než kliknete na Odpovědět všem nebo zadáte jména na řádky Kopie nebo Skrytá kopie, zeptejte se sami sebe, zda všichni příjemci potřebují informace ve vaší zprávě. Pokud ne, proč to poslat? Udělejte si čas na zasílání zpráv správným lidem. - Duncane
16. Dejte si pozor na „odpovědět všem“. Nezasahujte do odpovědi „odpovědět všem“, pokud to nemusí vědět každý člen e-mailového řetězce. Chcete se ujistit, že neposíláte všem na seznamu vaše odpovědi - ať už to potřebovali vědět nebo ne. - Duncane
17. Zvedněte telefon. Pokud má téma spoustu parametrů, které je třeba vysvětlit nebo vyjednat, a vygeneruje příliš mnoho otázek a zmatků, nezpracovávejte to e-mailem. E-mail by také neměl být používán pro zrušení schůzek na poslední chvíli, obědy, rozhovory a nikdy pro ničivé zprávy. Pokud máte zaměstnance nebo přítele, kterému potřebujete doručit špatné zprávy, je lepší telefonovat. Pokud je to novinka, kterou musíte doručit velké skupině, je e-mail praktičtější. - Duncane
18. Vyhodnoťte důležitost vašeho e-mailu. Nepoužívejte nadměrně vysokou prioritu. Pokud tuto funkci nadužíváte, bude ji jen málo lidí brát vážně. Lepším řešením je použít popisné řádky předmětu, které přesně vysvětlují, o čem zpráva je. - Duncane
19. Zachovejte soukromí. Pokud posíláte zprávu skupině lidí a potřebujete chránit soukromí svého seznamu, měli byste vždy použít skrytou kopii. Kromě toho se vyhněte rozdávání e-mailových adres třetím stranám (například Evite, zpravodaj atd.). Ujistěte se, že adresy, které dobrovolně předáte třetím stranám, zůstanou s nimi, zvláště když je služba, kterou nabízejí, zdarma. - Duncane
20. Udržujte to krátké a přejděte k věci. Dlouhý e-mail je minulostí. Pište stručně, se spoustou prázdných míst, aby příjemce nepřekonal. Ujistěte se, že když se podíváte na to, co posíláte, nevypadá to jako zátěž na čtení - neváhejte použít odrážky. Osoba, která čte váš e-mail, by nemusela prohledávat několik odstavců, aby zjistila, na co se ptáte. V prvních dvou větách byste měli uvést účel e-mailu. Buďte jasní a buďte vepředu. - Lindsey Pollak , odborník na kariéru a pracoviště, konzultant e-mailové etikety a autor knihy Jak se dostat z vysoké školy do kariéry
21. Poznejte své publikum. Váš e-mailový pozdrav a odhlášení by mělo být v souladu s úrovní respektu a formality osoby, se kterou komunikujete. Pište také pro osobu, která to bude číst - pokud mají sklon být velmi zdvořilí a formální, napište v tomto jazyce. Totéž platí pro příjemce, který má tendenci být neformálnější a uvolněnější. - Lindsey Pollak , odborník na kariéru a pracoviště, konzultant e-mailové etikety a autor knihy Jak se dostat z vysoké školy do kariéry
22. Vždy přiložte podpis. Nikdy nechcete, aby někdo musel hledat, jak se s vámi spojit. Pokud jste zdatní v sociálních médiích, zahrňte do podpisu také všechny informace o sociálních médiích. Váš e-mailový podpis je skvělý způsob, jak dát lidem o sobě vědět víc, zvláště když vaše e-mailová adresa neobsahuje vaše celé jméno nebo společnost. - Pollak
23. Automatickou odpověď používejte pouze v případě potřeby. Automatická odpověď, která říká: „Děkuji vám za vaši e-mailovou zprávu. Odpovím vám, jakmile to bude možné, „je to k ničemu. Jedna věc, kterou tyto zprávy dělají skvěle, je upozornit spamery, že váš e-mail je skutečný a že si vás mohou přidat do svého seznamu spamu. - Peggy Duncan , odborník na osobní produktivitu a autor Dobijte přetížení e-mailu pomocí lepších návyků, etikety a aplikace Outlook 2007
24. Vyškolte své zaměstnance. Majitelé firem by se měli ujistit, že jejich zaměstnanci jsou vyškoleni v e-mailové komunikaci - nepředpokládejte, že vědí, co dělají a co je považováno za profesionální. Nastavit e-mailové standardy, které by měli všichni ve společnosti dodržovat. - Pollak
25. Váš e-mail je odrazem vás. Každý e-mail, který pošlete, zvyšuje vaši reputaci nebo ji zhoršuje. Pokud je váš e-mail rozptýlený, neuspořádaný a plný chyb, příjemce bude mít sklon si vás představovat jako rozptýleného, neopatrného a neuspořádaného podnikatele. Na názorech jiných lidí záleží a v profesionálním světě bude jejich vnímání vás rozhodující pro váš úspěch. - Peter Post , ředitel burlingtonského institutu Emily Post ve Vermontu, který nabízí etiketové rady a odpovědi na otázky týkající se chování, jako je svatební etiketa, problémy s rodičovstvím a chování u stolu.
Poznámka redakce: Hledáte služby e-mailového marketingu pro vaši společnost? Pokud byste chtěli informace, které vám pomohou vybrat tu pravou pro vás, použijte níže uvedený dotazník a požádejte našeho partnera BuyerZone, aby vám zdarma poskytl informace:
Editorial Disclosure: Inc. píše o produktech a službách v tomto a dalších článcích. Tyto články jsou redakčně nezávislé - to znamená, že redaktoři a reportéři zkoumají a píší o těchto produktech bez jakéhokoli vlivu jakéhokoli marketingového nebo prodejního oddělení. Jinými slovy, nikdo neříká našim reportérům ani redaktorům, co mají psát, ani do článku zahrnout jakékoli konkrétní pozitivní nebo negativní informace o těchto produktech nebo službách. Obsah článku je zcela na uvážení reportéra a editora. Všimněte si však, že někdy do článků vložíme odkazy na tyto produkty a služby. Když čtenáři kliknou na tyto odkazy a zakoupí tyto produkty nebo služby, může být společnost Inc kompenzována. Tento reklamní model založený na elektronickém obchodování - stejně jako každá jiná reklama na našich stránkách s články - nemá žádný dopad na naše redakční pokrytí. Reportéři a redaktoři tyto odkazy nepřidávají, ani je nebudou spravovat. Tento reklamní model, stejně jako ostatní, které vidíte na Inc, podporuje nezávislou žurnalistiku, kterou najdete na tomto webu.
