„Příliš mnoho schůzek“ a „Příliš mnoho času promarněných neproduktivními schůzkami.“ Pokud se společnost potýká s nízkou angažovaností zaměstnanců, vždy najdete jednu z těchto stížností v horní části seznamu.
Vypadají to jako stížnosti na schůzky, ale ve skutečnosti jde o prohlášení o pocitu neúcty.
kolikrát byl neil diamond ženatý
Když někdo říká, že se účastní příliš mnoha schůzek, říká, že lidé, kteří svolávají tato setkání, nevěnují pozornost všem ostatním důležitým pracím na jejich talíři. Zaměstnanec chodí na více schůzek, než dovoluje jejich pracovní vytížení, a nutí je krást čas přestávkám, prázdninám a rodinám, aby mohli dělat práci, kterou musí dokončit, aby dostali výplatu.
Když si někdo stěžuje na plýtvání časem na * neproduktivních * schůzkách, říká, že vedoucí schůzky nerespektoval tým natolik, aby plánoval produktivní schůzku. Spěchající vůdce může tvrdit, že prostě neměl čas sestavit plán schůzky, což ho zhoršuje, protože nyní je velmi jasné, že čas vůdce je drahocenný, ale je přijatelné plýtvat všemi ostatními.
Vysoce výkonné organizace pořádají správné schůzky se správnými lidmi ve správný čas. Respektují čas, který zaměstnanci investují do schůzek, a zajišťují jeho produktivní využití.
Začíná a končí čas, stejně jako spravedlivé sdílení času v rámci schůzky. Možná ještě důležitější je, když ohleduplní vedoucí pracují na plánování schůzek, které minimalizují narušení jiné práce a zabraňují obtěžování zbytečných účastníků.
Tady je pět způsobů, jak vybudovat respekt v plánování schůzek.
1. Naplánujte schůzky v přirozených přechodových dobách, abyste minimalizovali čas přepínání úkolů.
Efektivní plánování zlepšuje zaměření během schůzek, snižuje náklady na přepínání úkolů a zvyšuje produktivní čas zaměření na další práci. Přepínání úkolů je čas potřebný k tomu, aby se vaše pozornost změnila z jednoho úkolu na druhý a znovu se soustředila. Trest za změnu času úkolu může trvat kdekoli od dalších 10 do 50 minut ode dne.
První schůzky se konaly ráno, těsně před polední přestávkou, a na konci dne se shodovaly s dobami, kdy je práce již přirozeně narušena. Tím se pro každou schůzku vytvoří pouze jedno, nikoli dvě přerušení přepínání úkolů.
2. Naplánujte si schůzky s dostatečným časem na přípravu.
Aby byl čas na schůzce produktivní a soustředěný, každý bude muset přijít připravený. Budou potřebovat čas, aby si prohlédli agendu, přečetli si všechny zprávy a zvážili otázky, na které se zeptají.
Setkání naplánovaná nejméně dva dny předem dávají lidem čas, aby byli připraveni.
manžel trish regan james a ben
3. Mezi schůzkami nechejte čas na přechod.
Produktivní schůzky začínají včas, což se stává nemožným, když lidem chybí čas potřebný na opuštění jednoho setkání a na další.
Ve dnech s více schůzkami zajišťuje plánování schůzek tak, aby skončilo alespoň 10 minut před začátkem příští schůzky, aby lidé měli čas na bezproblémový přechod. To je dost času na rychlý výlet do toalety a vrácení několika naléhavých zpráv, což má obrovský rozdíl ve schopnosti každého soustředit se.
4. Blokujte celé nebo půl dne jako čas „Žádné schůzky“.
Vysoce výkonní jednotlivci pravidelně blokují čas pro práci, kterou chtějí dělat. Známý jako blokování času, můžete tuto výhodu znásobit napříč celou skupinou určeným časem zaměření bez schůzky.
Díky tomu všichni vědí, že mohou počítat s tím, že budou mít každý týden několik hodin na to, aby mohli provádět individuální práci, což usnadňuje plánování, snižuje úzkost a zvyšuje produktivitu. To je obzvláště klíčové pro znalostní pracovníky, kteří potřebují velké bloky nepřerušovaného času, aby mohli co nejlépe pracovat a „dostat se do pohybu“.
Náš tým například nechává úterý i pátek volno od schůzek.
5. Nastavte schůzky jako volitelné.
A konečně nejjednodušší způsob, jak respektovat čas každého, je respektovat jeho úsudek o tom, jak ten čas nejlépe využít. Pokud váš tým cítí, že je příliš mnoho schůzek, dejte jim vědět, že se mohou odhlásit ze všech schůzek, které považují pro svou práci za zbytečné.
A pokud mají pocit, že schůzka není produktivní, přijměte „zákon dvou stop“. Díky tomu je v pořádku tiše opustit schůzku, když si uvědomíte, že to není dobré využití vašeho času.
Pokud se vaše organizace snaží udržet neproduktivní schůzky mimo kalendář, implementace jen několika z těchto tipů jako zásad pošle silnou zprávu o respektu. Když pracujete na plánování schůzek, které respektují čas každého, budete mít prospěch z toho, že budete mít více angažovaných a loajálních zaměstnanců, kteří vám ten čas dají, aby pracoval pro vás.
