Průzkum, po průzkumu, po průzkumu souhlasí - setkání jsou strašná ztráta času a každý je nenávidí.
Ale když každá živá duše ve vaší kanceláři sténá, když přijde nová pozvánka na schůzku, proč stále trávíte významnou část svého týdne posezením v konferenčních místnostech?
čisté jmění síla květina
Součástí odpovědi jsou pravděpodobně neefektivní postupy setkávání. Některé z těchto problémů lze zmírnit, když se naučíte organizovat rychlé a produktivní setkání. Ale některá z těchto shromáždění jsou neopravitelná a prostě by se to nemělo stát - alespoň pro vás.
Tento poslední typ schůzky nelze opravit lepší logistikou. Prostě je třeba z vašeho harmonogramu vyloučit. Což je místo, kde narazíte na další velký důvod pro vytrvalost setkávání s nadýmáním - je těžké jim říct ne. Pokud je pozvánka od vašeho šéfa, nechcete urážet užitečnost shromáždění. Totéž platí pro kolegu a klienti se mohou ze všech těžko odvrátit.
Ale nezoufejte, je možné zdvořile vystoupit ze schůzek, aniž byste někoho urazili nebo vypadali líně. Na HBR nedávno nabídla Liane Davey, spoluzakladatelka 3COze konkrétní návrhy založené na společných otázkách jednání .
1. Když nejste připraveni na schůzku
Ne samozřejmě proto, že jste lenoch, ale proto, že tým neměl dostatek času na výzkum, přemýšlení, přípravu atd. O tématech, o nichž se bude diskutovat. V tomto případě Davey navrhuje pokus o odložení shromáždění pomocí jazyka, jako je: „Toto je zajímavé téma. Na základě našich priorit v aktuálním roce si nejsem jistý, zda jsme ještě připraveni na produktivní rozhovor. Bylo by možné tuto schůzku posunout zpět a nechat pracovní skupinu udělat trochu větší pokrok, než se setkáme? “
2. V případě potřeby jsou lidé nezvěstní
Někdy si můžete všimnout schůzky plýtvající časem na míle daleko. Například když nebudou přítomny všechny relevantní strany potřebné k rozhodnutí, víte, že určitě neodejdete s akčními předměty v ruce.
Zvýrazněte problém zvoucímu tím, že řeknete něco takového: „Těším se, až v této otázce učiním nějaká rozhodnutí. Z pozvánky na schůzku to nevypadá, že by do toho byla zapojena Produkce [nebo kdokoli]. Chtěl bych počkat, až se někdo z Production ochotně přidá. Jinak nebudeme moci činit žádná rozhodnutí. “
3. Když jste nesprávná osoba, která přispívá
Problém někdy není nic, co je spojeno s plánovaným setkáním - jste to vy. Prostě toho nevíte dost nebo nejste zapojeni do problému správným způsobem, abyste užitečně přispěli. Davey nabízí tento ukázkový skript pro tyto situace: „Lichotí mi, že vás můj vstup zajímá. Nevěřím, že jsem na toto téma nejlépe kvalifikovaný. Trochu jsem kopal a vypadá to, že Pat bude mít potřebný kontext. Bylo by vám příjemné pozvat Pata spíše než mě? “ (Omlouvám se, Pat.)
Alternativně můžete zodpovědnost podkopat až do podřízeného nebo do svého šéfa. V úplném příspěvku „Davey nabízí navrhovaný jazyk i pro tyto případy.
4. Když je načasování velmi nepohodlné
V dalších případech je schůzka dobře organizovaná a můžete přispět, ale načasování schůzky je pro vaši produktivitu hrozné. Jsi zaseknutý? Ne, říká Davey, který navrhuje, abyste se odhlásili, ale „věnujte pár minut tomu, abyste stáhli nějaké poznámky a informovali židli nebo vhodného účastníka.“
V odpovědi na pozvánku nabízí tento navrhovaný jazyk: „Bude to důležitá diskuse. Nemohu se zúčastnit, ale najdu si nějaký čas, abych se podělil o své myšlenky, abyste je mohli zahrnout do diskuse. “
Draw Carey má syna
5. Když je pro vás většina schůzky irelevantní
A co když je pro vás relevantní pouze jeden z pěti nebo deseti bodů programu na nadcházející schůzce? Neseďte tam jen tak, že budete kroutit palce přes 80 procent diskuse, radí Davey. Místo toho dejte jasně najevo, že se brzy odejdete, odpovědí na pozvánku asi takto: „Bylo by možné pokrýt diskusi o rebrandingu jako první bod programu? Nemůžu zůstat na celé schůzce, ale opravdu bych na tom ráda přispěla. “
Samozřejmě, že odmítnutí není jen obtížné, pokud jde o schůzky. Pravděpodobně narazíte na stejný problém nepochopených nebo nesprávně nasměrovaných požadavků i v jiných oblastech vašeho pracovního života. Naštěstí existuje stejně dobrá rada, pokud jde o přesný způsob, jak pěkně odmítnout i jiné běžné kancelářské dotazy.
