Pouhé spuštění vaší e-mailové aplikace způsobí, že se vaše ramena chytí. A vzrušení z této nadcházející dovolené kazí myšlenka, že je doma vítají tisíce nezodpovězených e-mailů.
Pokud vás čtení a odpovídání na e-maily nechají vyčerpat a utlačovat, je čas dostat svou doručenou poštu pod kontrolu .
To nefunguje
Pokud jste jako většina lidí, kliknutím na konkrétní zprávy zobrazíte, o co jde. Někdy odpovíte. Někdy označíte něco jako přečtené. Další zprávy, které si přečtete, je poté zavřou, případně „označí hvězdičkou“, se záměrem se k nim později vrátit.
To nefunguje, protože se k nim téměř nikdy nevrátíte. Mezitím dorazí nové e-maily, které tlačí ty starší hlouběji do seznamu ... a dále od vašeho vědomí.
S tím, jak je vaše doručená pošta zaplněná a zaseknutá naplno, roste i vaše mysl. A všechny ty nevyžádané e-maily vás trápí na zádech, jako Damoklův meč.
Není divu, že se nemůžete soustředit. Není divu, že zprávy padají do trhlin. Není divu, že jste ve stresu.
Změňte způsob, jakým myslíte na svou doručenou poštu
Dva jednoduché posuny paradigmat mohou mít na vaši doručenou poštu tektonický dopad:
Paradigm Shift # 1: E-mail by neměl zůstat ve vaší doručené poště.
Představte si svou doručenou poštu jako kuchyňskou linku a doručenou poštu plnou nových zpráv jako velkou tašku s potravinami. Tyhle potraviny bys nenechal na pultu, že?
Ne, dali byste rychle se kazící zboží do ledničky, konzervy do skříňky, cukr a mouku do spíž. Máte nápad.
Proč tedy všechny ty e-maily necháváte ve své doručené poště? Dej je pryč!
Posun paradigmatu č. 2. Je lepší hledat než třídit.
Kdysi jste museli každý e-mail třídit do nějaké propracované struktury složek. Ale ty dny jsou dávno pryč.
Nejlepším způsobem, jak v dnešní době „odložit“ e-mail, je archivovat jej, jakmile ho vyřešíte.
jaké je skutečné jméno jay towers
Nyní se nebojte, zpráva nezmizí. Najdete jej kdykoli chcete pomocí vyhledávací funkce e-mailové aplikace.
Proveďte tyto změny paradigmatu
Jak použijete tato základní paradigmata? Rád si půjčím rámec, který můj přítel Ari Meisel popisuje ve své knize, Méně práce, více života .
Kdykoli si sednete zkontrolovat své e-maily, musíte s každým e-mailem něco udělat.
Jako vedlejší poznámku vypněte e-mailová oznámení a nekontrolujte nové e-maily každých pět minut. Blokujte, řekněme 30 minut najednou, a kontrolujte e-maily jen 2-3krát denně.
Nyní, když se díváte na nový e-mail, okamžitě proveďte jednu z následujících akcí:
Smiř se s tím
Pokud to bude trvat jen 1-3 minuty, pokračujte a odpovězte na e-mail. Poté jej archivujte.
Smazat to
Pokud s e-mailem neprovedete žádnou akci, zbavte se jej archivací. E-mail ve skutečnosti „smažete“ ze své doručené pošty, ale pokud budete potřebovat, budete jej moci později najít.
Odložit to
Pokud nyní potřebujete odpovědět na e-mail, ale nemůžete to udělat v tuto chvíli, můžete to odložit jedním z několika způsobů:
- Přesuňte jej do složky úkolů
- Přidejte e-mail do Úkolů Gmailu (nebo podobné funkce ve vaší e-mailové aplikaci)
- Zašlete jej e-mailem na váš účet Asana a proměňte jej v úkol
- Použijte bezplatný plugin Boomerang k zaslání e-mailu zpět k budoucímu datu
Podle výše uvedených kroků se vaše e-maily přestanou hromadit ve vaší doručené poště.
Kam dál?
Od nynějška postupujte podle každého e-mailu a odeberte jej z doručené pošty: Vypořádejte se s ním, vymažte (archivujte) nebo odložte. Cokoli s novými e-maily uděláte, nenechte je sedět ve vaší doručené poště!
A co nevyřízené e-maily ve vaší doručené poště?
Vyberte hranici nebo období, kdy e-maily určitého věku už nejsou důležité. Vezměte si například všechny e-maily starší než šest týdnů (nebo jakýkoli zvolený limit), označte je jako přečtené a archivujte je.
U zbývajících e-mailů je jednou a navždy odložte.
To může trvat několik hodin, ale než se nadějete, dosáhli jste Inbox Zero.
Vaše doručená pošta - stejně jako vaše mysl - jsou přehledné. Nyní můžete snadno dýchat a znovu si užívat e-mail.
