Trochu méně konverzace

Kdy byl naposledy jste naplánovali schůzku a pozvali osm lidí místo tří lidí, kteří tam opravdu potřebovali být, prostě proto, že jste nechtěli, aby se někdo cítil vynechán?

Kdy jste naposledy poslali celopodnikový e-mail, který říkal něco jako: „Hej, pozor, pijáci kávy: Pokud dojedete hrnec, udělejte další!“ i když ve skutečnosti existuje pouze jedna osoba, která toto pravidlo porušuje (a ona je vaším spoluzakladatelem)?

Kdy jste se naposledy pustili do dlouhé diskuse o barevné paletě nové brožury s programátorem, který s brožurou nemá nic společného, ​​ale jistě ví, že nemá rád oranžovou?

Toto jsou příznaky běžné nemoci: příliš mnoho komunikace .

Nyní všichni víme, že komunikace je velmi důležitá a že mnoho organizačních problémů je způsobeno selháním komunikace. Většina lidí se pokouší vyřešit tento problém zvýšením množství komunikace: dává všem e-mailem, pořádá dlouhá setkání a pozve celý personál a před provedením rozhodnutí požádá o dva centy.

Náklady na komunikaci se ale sčítají rychleji, než si myslíte, zejména u větších týmů. Co dříve pracovalo se třemi lidmi v garáži, všichni si navzájem povídali o všem, prostě nefunguje, když váš počet hlavy dosáhne 10 nebo 20 lidí. Každý, kdo nemusí být na tomto setkání, zabíjí produktivitu. Každý, kdo nepotřebuje tento e-mail číst, je tím rozptylován. V určitém okamžiku není nadměrná komunikace efektivní.

Je to obzvláště zákeřný problém pro rychle rostoucí začínající podniky. Když jste opravdu malí a teprve začínáte, nemáte tolik lidí, takže udržování všech ve smyčce ve všem nezabere tolik času. Ale jak se zvětšujete, zvyšuje se počet lidí, kteří by se potenciálně mohli zapojit do konkrétní diskuse, a zvyšuje se množství věcí, které děláte jako společnost, a čas, který můžete zbytečně promarnit komunikací, se stává vážným problémem.

Jak se společnosti rozšiřují, lidé v nich se začínají specializovat. V takovém okamžiku dospějí někteří manažeři k závěru, že mají problém „udržet všechny na stejné stránce“. Často však mají problém „zabránit lidem vměšovat se, když na něčem už je dost chytrých lidí, kteří na něčem pracují“.

cuba gooding jr výška a váha

Není to tak, že by Bob v účetnictví neměl co užitečné říci o fotografii pro novou reklamní kampaň. Ano, Bob má magisterské studium ve výtvarném umění. Ano, Bob je amatérský fotograf. A možná má dokonce lepší vkus než lidé v marketingu. Bob by přesto neměl říkat marketingovému manažerovi, co má dělat, protože to prostě není efektivní. Ve skutečnosti je to velmi neefektivní.

Náklady na nadkomunikaci v rámci organizací vysvětlil Fred Brooks ve své knize z roku 1975, Mýtický muž-měsíc . Brooks pomohl spustit projekt OS / 360 ve společnosti IBM a vybudoval obrovský operační systém pro sálové počítače společnosti. V té době byly počítače velké, vodou chlazené stroje velikosti místnosti, někdy s obrovskou 256 000 bajtů hlavní paměti. OS / 360 byl pravděpodobně největší softwarový projekt, jaký se do té doby pokusil. A to bylo monumentálně pozdě.

Pokaždé, když některý aspekt projektu zaostal za plánem, přidělila IBM tomuto úkolu několik dalších lidí. A co si Brooks všiml, což lidi stále překvapuje, je to, že to nefungovalo. Jeho pozorování začalo být známé jako Brooksův zákon: Přidávání lidí k pozdnímu projektu má tendenci k tomu, aby fungovalo ještě později.

Přečtěte si tuto větu znovu, protože to není intuitivní. Brooks zjistil, že přidání lidí do projektu to povede dále pozadu .

Jak to může být? Když přidáte do týmu novou osobu, musí tato osoba komunikovat a koordinovat se všemi ostatními lidmi v týmu. To nezní jako velký problém, ale je to tak. Nové dítě neví, co se děje, takže někdo v týmu - někdo, kdo právě minulý týden dělal produktivní práci - musí zastavit svou práci a ukázat tomuto nováčkovi lana.

Čím větší tým, tím horší to bude. Pokud máte tým jedné osoby, nemáte žádné komunikační požadavky. Žádný.

Přidejte druhou osobu a nyní máte jediné spojení: Adam a Mary si musí občas promluvit.

neil cavuto manželka mary fullingová

Nyní přidejte třetí osobu, řekněme, Srinivas, a najednou jsme přešli z jednoho spojení na tři, protože Srinivas musí mluvit s Adamem a Marií.

Přidejte čtvrtou osobu. Už mi docházejí jména, abych mi pomohl - OK: Britney. Pokud ji přidáme a ona se musí koordinovat se všemi, získáte šest spojení.

Pro matematicky nakloněné platí vzorec, že ​​pokud máte ve svém týmu n lidí, existují (č^dva-n) / 2 připojení. Tento graf ukazuje, jak se z toho stává problém:

Jak vidíte, náklady na komunikaci začnou poměrně rychle růst, dokud u velkých týmů nebude mít nikdo čas na koordinaci se všemi ostatními - a nikdo nebude dělat žádnou práci. V roce 2006 napsal Moishe Lettvin, bývalý programátor společnosti Microsoft, blogový příspěvek popisující rok, který strávil koordinací seznamu položek, které by byly uvedeny v jedné nabídce systému Windows Vista - nabídce, kterou používáte k vypnutí počítače. (Vidět Crapfest Windows Shutdown .) Lettvin usoudil, že 43 lidí všichni měli hlas při navrhování tohoto jediného menu. Čtyřicet tři! Podle Brooksova vzorce to znamená správu 903 připojení. Lettvin říká, že strávil tolik času koordinačními úkoly, že za 12 měsíců vyprodukoval méně než 200 řádků kódu.

Jako šéf musíte navrhnout způsoby, jak snížit komunikační cesty. Odstraňte celopodnikové e-mailové seznamy - nebo za jejich zveřejnění účtujte alespoň 1,50 $. Přestaňte pořádat velké schůzky. Potřebujete kulturu, ve které lidé nebudou nervózní, protože nebyli zahrnuti na schůzce, což znamená, že potřebujete kulturu, která odměňuje lidi za to, že dělají svou práci, a mračí se na vměšování do práce jiných lidí.

A ke každému projektu přiřaďte jednu osobu, abyste se ujistili, že ke komunikaci dochází - ale pouze ke správné komunikaci. V opačném případě se tým jen začne dlouze scházet s každým, kdo je tam, a upřímně řečeno, lidé se stýkají, milují a promlouvají a hádají o věcech, o které se opravdu nestarají, jen aby slyšeli své vlastní hlasy.

Myslím, že je to pravděpodobně jeden z těch případů, kdy starý styl řízení z 50. let náhodně dostal něco do pořádku. V těchto společnostech ve stylu General Motors alespoň měli představu o tom, jak se informace potřebují pohybovat nahoru a dolů v přehledných organizovaných grafech, které ukázaly, že správná odpověď není taková, že každý člověk v organizaci potřebuje věnujte pozornost všemu.

Když jste založili společnost, pravděpodobně jste odvedli skvělou práci při komunikaci. Všichni si navzájem řekli všechno. A vašim zákazníkům se to líbilo, protože když zavolali a zeptali se na jejich objednávku, všichni věděli, kde to je. Ale jak se zvětšujete, nemůžete stále říkat všem o každé objednávce, takže musíte vymyslet konkrétní komunikační systémy, aby to zjistili správní lidé a nikdo jiný. Ne proto, že je to důvěrné. Protože je to ztráta času.

Joel Spolsky je spoluzakladatel a generální ředitel společnosti Fog Creek Software a hostitel populárního blogu Joel on Software. Archiv jeho sloupců najdete na www.inc.com/author/joel-spolsky .