Při cloud computingu není úplně nový koncept, Google Apps tuto technologii rozhodně zdokonalil, aby podniky z celého světa mohly využívat její rychlosti, přístupnosti a úložiště. Sada Google Apps, která zahrnuje takové oblíbené ochranné známky, jako je Gmail, Kalendář Google a Dokumenty Google, může zefektivnit pracovní tok mezi vašimi zaměstnanci a dokonce poskytnout lepší metody interakce s klienty a zákazníky. Následující průvodce upozorní na důvody a způsoby, jak implementovat Google Apps za účelem zlepšení fungování vaší společnosti.
Jak pomocí Google Apps vylepšit své podnikání: Proč používat Google Apps?
Jednou z okamžitých výhod, které má Google Apps pro firmy oproti tradičnímu desktopovému softwaru, jako je Microsoft Office, je nákladová efektivita. Za pouhých 50 $ ročně zahrnuje sada Google Apps neomezený počet uživatelských účtů, přístup ke všem aplikacím Google, 25 GB e-mailového úložiště na zaměstnance, zákaznická podpora 24/7 a záruka dostupnosti sítě 99,9%. (K dispozici je také bezplatná verze s omezeným množstvím zabezpečení sítě a uživatelských účtů, stejně jako méně aplikací a úložiště.) Ve srovnání s většinou obchodního a IT softwaru, který často přichází s omezeným počtem licencí na nákup (nemluvě o požadovaném externí servery k hostování systému), Google Apps může být jen klíčem k vytlačení několika dalších desetníků z vašeho rozpočtu.
„Pokud bychom kupovali kopie sady Microsoft Office pro všechny členy společnosti, ušetřili jsme již desítky tisíc dolarů,“ říká Brian Wyrick, viceprezident pro operace ve společnosti Raidious, která se zabývá vývojem obsahu v Indianapolis. Spolu s úsporou nákladů Wyrick říká, že Raidious přijal sadu Google Apps kvůli přístupu, který poskytuje jejich návrhářům a producentům v různých částech země.
„Utility je dobré pro každou začínající společnost,“ říká Wyrick, „a být schopen hovořit s novým zaměstnáním po telefonu a nastavit je pomocí webového programu, aniž by jim musel IT pracovník udělit přístup, je skvělá věc. '
Další výhodou Google Apps je schopnost každé aplikace se navzájem integrovat - funkce, za kterou je Ken Hayes, majitel kalifornské internetové reklamní společnosti se sídlem v Toluca Lake, vděčný. „Co je na Google Apps dobré, je skutečnost, že si můžu pro svoji firmu nastavit jeden hlavní účet - a můj e-mail, kalendář a web jsou propojeny,“ říká. 'Jistě, existuje lepší e-mail, ale nikdo nepřišel na to, jak to spojit dohromady, jako je Google.'
Dig Deeper: Google Apps ve hře
Jak pomocí Google Apps vylepšit vaše podnikání: Zefektivnění interní komunikace s Gmailem
Když Gmail poprvé přišel na scénu, byl osobní e-mailový klient chválen pro svou zdánlivě bezednou kapacitu úložiště a rychlé vyhledávání v doručené poště. Ale díky integraci Google Apps funguje řada funkcí Gmailu stejně efektivně i pro firmy. Jednou z nejpřínosnějších charakteristik Gmailu je opět cloudový faktor - protože se nemusíte obávat žádného těžkopádného softwaru, Gmail je pro vaše zaměstnance přístupný odkudkoli, aniž byste museli stahovat kontakty nebo zprávy do zařízení.
„Jednou z velkých věcí Gmailu je to, že je založen na prohlížeči,“ říká Wyrick. „Spojujeme se prostřednictvím našich telefonů a klientů IMAP. Je to tato schopnost, když nemusíte říkat: „tady je vaše instalace Outlooku.“
Vláknové konverzace Gmailu také pomáhají zjednodušit zprávy mezi kolegy. Pokud je například v e-mailu více účastníků CC'd, nebo pokud má více e-mailů stejný řádek předmětu, všechny tyto zprávy jsou seskupeny spolu s každým novým odeslaným e-mailem a dokonale sedí v horní části vašeho e-mailu. Doručená pošta a eliminace potíží s kontrolou předchozích zpráv.
Každé kancelářské prostředí by také mělo mít metodu pro rychlé zasílání rychlých zpráv a odpovědí Gmailu je Google Chat, který je zabudován přímo do rozhraní doručené pošty. „Opravdu jsme snížili potřebu našeho interního telefonního systému,“ říká Wyrick o Raidiousově „používání posla. Funkce chatu má také komponentu pro videokonference, která může být užitečná, když kolegové a zaměstnanci potřebují odpovídat ze vzdálených míst.
Přestože je Gmail skvělým e-mailovým klientem, Wyrick doporučuje pro váš sdílený obchodní účet přiřadit více správců účtů. „Jakmile se zaregistrujete, už nikdy nebudete chtít mít všechna vejce v jednom košíku,“ říká. 'Jednoho dne budeš muset něco udělat, až ten správce nebude k dispozici.'
Kopejte hlouběji: Už nikdy neplatíte za hostování e-mailů
Jak používat Google Apps k vylepšení vašeho podnikání: Synchronizace schůzek a událostí prostřednictvím Kalendáře Google
V závislosti na vašem typu podnikání může být plánování schůzek skutečnou bolestí hlavy. Několik zaměstnanců (nebo pouze jeden) je obvykle odpovědných za sledování a předávání dat a časů, což je metoda, která vede ke skluzu a zmeškání schůzky. Díky Google Calendar může více zaměstnanců přidávat události do jednoho kalendáře, ke kterému má celá společnost přístup a podle toho je může upravovat. Tyto kalendáře lze navíc barevně odlišit, aby byl prohlížeč informován o změnách schůzek. Správci mohou také nastavit oprávnění pro kalendáře, aby položky mohli zobrazit a upravovat pouze někteří zaměstnanci.
Greg Cross, zakladatel společnosti Cross Creative, společnosti zabývající se digitálním marketingem se sídlem v Greenfieldu v Indianě, říká, že nedávno vyzval jednoho ze svých hlavních klientů, aby si osvojil Kalendář Google, který mu pomůže třídit a chránit schůzky. „[Vlastní] poradenské centrum, přišel za mnou a řekl:„ Máme čtyři poradce a hledáme způsob, jak si naši klienti mohou naplánovat schůzky online a nechat je soukromé, “říká Cross. 'Můžete to nastavit tak, aby to neukazovalo, že máte poradenské setkání s' Johnem Doem 'ohledně deprese.'
Další užitečnou funkcí Kalendáře Google je schopnost vytvářet události prostřednictvím Gmailu. Když k události v kalendáři přidáte e-mailovou adresu zaměstnance, zašle se zaměstnanci pozvánka k potvrzení jeho účasti. Po potvrzení si každý zaměstnanec může událost prohlédnout a přidat k ní poznámky.
Dig Deeper: Tech Talk: Ad Agency Migrates to Web App
Jak používat Google Apps k vylepšení vašeho podnikání: Zlepšení spolupráce a řízení projektů pomocí Dokumentů Google
Google Docs je aplikace, která umožňuje více uživatelům vytvářet a upravovat dokumenty, prezentace a tabulky - vše na webu. Spolupracovníci obvykle sdílejí dokumenty vzájemným zasíláním příloh e-mailem, což často vede k nesprávným verzím souborů a rozptýleným a ztraceným kopiím. V Dokumentech Google se soubor upravuje v cloudu, kde se revize ukládají a automaticky obnovují.
Stejně jako většina ostatních Google Apps mohou administrátoři nastavit oprávnění v Dokumentech Google tak, aby soubory mohli prohlížet a sdílet pouze někteří pracovníci. Další pohodlnou funkcí je možnost exportovat dokumenty do různých typů přípon souborů, což může být užitečné v dobách, kdy klient nebo zákazník potřebuje soubor PDF ASAP.
„Dokumenty Google používám interně,“ říká Cross. 'Mám grafického designéra, který pracuje jen na částečný úvazek, takže tam zveřejňuji odhady a návrhy klientů.' Používání Dokumentů Google k úpravám dalších běžných souborů, jako jsou itineráře, zpravodaje a články, může pomoci vyřešit běžné problémy, které vznikají mezi zaměstnanci při spolupráci na projektech.
Wyrick z Raidious je užitečný pro mnoho majitelů firem, protože říká, že je třeba mít na paměti jednu skutečnost, že lidé ve vašem týmu budou mít různé stupně počítačových dovedností. Takže pokud a kdy implementujete Dokumenty Google pro vytváření a úpravy vašich nejdůležitějších souborů, říká Wyrick, může být užitečné určit šampióna projektu, který aplikaci rozumí.
„Mohou existovat uživatelé, kteří budou ze změn méně nadšení,“ říká Wyrick. Rovněž doporučuje nováčkům, aby často navštěvovali průvodce nápovědou na webu Google Apps.
Dig Deeper: 10 tipů pro bootování vaší technologie
Jak používat Google Apps k vylepšení vašeho podnikání: Sdílení znalostí společnosti s Weby Google
Weby Google jsou základním nástrojem pro vytváření webů, který společnosti mohou použít k vytvoření soukromého intranetového informačního centra pro zaměstnance nebo dokonce veřejné domény sloužící jako tvář vaší firmy. Weby Google vám umožňují importovat informace z jiných aplikací, například kalendář schůzek nebo standardní klientské formuláře, a zveřejnit je na vašem webu, aby k nim měli snadný přístup zaměstnanci nebo zákazníci.
„Weby Google jsou jako systém wiki,“ říká Hayes, který aplikaci používá, aby on a jeho obchodní partner v Dánsku mohli sledovat firemní projekty, nápady a dodavatele. 'Mám nastaveny sekce pro nápady konkurentů, které chceme zlepšit, a dokonce i problémy, které chceme v rámci našeho podnikání opravit.'
Můžete určit pouze určité zaměstnance, kteří mají administrativní schopnosti, tj. Upravovat a zveřejňovat informace o webu, nebo udělit přístup celému týmu (zejména pokud pracujete s úzce propojeným personálem).
Dig Deeper: Top 10 bezplatných aplikací a služeb pro firmy
Jak používat Google Apps k podnikání: Hledání dalších zdrojů na Google Apps Marketplace
Pokud aplikace vytvořené výhradně společností Google nesplňují všechny vaše potřeby, nezapomeňte se podívat na Google Apps Marketplace, kde najdete spoustu aplikací třetích stran - některé zdarma -, které slouží řadě funkcí a integrovat s ostatními standardními aplikacemi. Například Intuit Online Payroll umožňuje platit zaměstnancům přímo z Kalendáře Google a poskytovat jim online přístup k výplatním pásmům. Zoho CRM je nástroj pro správu vztahů se zákazníky, který pomáhá zlepšit interakci s klienty mnoha způsoby, jako je sledování a třídění e-mailových konverzací.
Greg Cross of Cross Creative využívá ke zdokonalení funkcí Google Calendar Tungle.me, aplikaci, která umožňuje členům publikovat veřejné plány, přijímat žádosti o schůzky a omezovat dvojí rezervace. „Opravdu to pomáhá mainstreamovat můj pracovní postup,“ říká Cross. „Když osoba potvrdí schůzku, přejde to do mého kalendáře [Google] a jsem upozorněn na svém telefonu. Takže mezi spoluprací těchto dvou funkcí to pro mě funguje skvěle. “
Podle Crossa se Google Apps pro firmy rychle stává nutností a méně elegantním produktem k vyzkoušení. Interoperabilita aplikací spolu s dostupností cloudu poskytuje mnoha lidem příležitost poprvé efektivně využívat kancelářskou technologii. „Bude zajímavé sledovat, jak další softwarové společnosti přežijí do budoucna, protože webové aplikace jsou více než pouhou módou,“ říká Cross. „Není to„ vlna budoucnosti “- je to právě teď.“
Dig Deeper: 5 skvělých softwarových balíčků pro bootstrappery
