Manuály pro zaměstnance , manuály zásad a postupů, příručky zaměstnanců - ať už jim chcete říkat jakkoli - jsou zaměstnanci i zaměstnavateli často považovány za nutné zlo. Obvykle vytvářejí zděšení od zaměstnanců, zejména pokud nejsou jasné, dobře napsané a specifické pro podnikání a pokud se zaměřují hlavně na negativitu - jinými slovy seznam, jen to, co nedělají. Zaměstnavatelé se mezitím obvykle dívají na tyto manuály, pokud jde o to, jak pokrýt jejich… aktiva… v případě potenciálních soudních sporů.
Existuje však lepší způsob.
Odborníci tvrdí, že malé a střední podniky mohou vytvářet manuály pro zaměstnance, které je chrání před soudními spory a uklidňují zaměstnance tím, že pozitivně vysvětlují zásady společnosti. Aby měl zaměstnavatel efektivní politický manuál, měl by si najít čas, aby zjistil, co je pro podnikání důležité, a to jak při informování a spokojenosti zaměstnanců, tak při dosahování obchodních cílů společnosti. „Může to sloužit jako příručka a vysvětlit pravidla hry zaměstnancům o tom, co se od nich očekává,“ říká Nancy Cooper, předsedkyně skupiny práce a zaměstnanosti Garvey Schubert Barer , právnická firma se sídlem v Portlandu v Oregonu.
„Hodnota je v tom, že zaměstnanci mohou pochopit, co se od nich očekává a co mohou od společnosti očekávat,“ dodává Paul Rowson, výkonný ředitel Svět v práci , globální asociace lidských zdrojů, která se zaměřuje na odměňování, výhody, pracovní život a integrované celkové odměny. „Patří sem způsob, jakým se rozhoduje o odměňování, jak se hodnotí jejich výkonnost, jak společnost zachází s věcmi, jako je pracovní neschopnost a další výhody, jak se společnost dívá na programy pracovního a soukromého života a jak s nimi bude zacházeno ve sporu.“ Dodává, že všechny tyto problémy vyjmenované v příručce mohou zaměstnance uvolnit k tomu, aby vykonával co nejlepší práci, aniž by se obával, že s nimi bude zaměstnavatel zacházet nespravedlivě.
Ale ďábel je v detailech, jak se říká. Úspěch příručky pro zaměstnance závisí na tom, co zahrnete a jak budete formulovat zásady. Prvním pravidlem pro psaní vítězného scénáře je, že musí být napsán jasným a srozumitelným způsobem a musí odrážet kulturu podnikání. Některé zásady musí být v příručce ze zákona. To znamená, že byste si měli najít čas, abyste se dozvěděli o místních a státních požadavcích i federálních požadavcích, říká Cooper. V příručce by měly být uvedeny další zásady ochrany zaměstnavatele. „Bez ohledu na důvod těchto zásad by mělo být vše prosazováno důsledně,“ dodává.
Poznámka redakce: Hledáte outsourcing lidských zdrojů pro vaši společnost? Pokud byste chtěli informace, které vám pomohou vybrat tu pravou pro vás, použijte níže uvedený dotazník a požádejte našeho partnera BuyerZone, aby vám zdarma poskytl informace:
Následující průvodce nastíní, co musíte zahrnout ze zákona, doložky, které právníci říkají, že by každá příručka pro zaměstnance měla obsahovat, a pak další volitelná ustanovení, která byste chtěli zahrnout do příručky pro zaměstnance, aby fungovala pro vás i vaše zaměstnance.
Co zahrnout do příručky pro zaměstnance: Ustanovení příručky vyžadovaná zákonem
Než se pustíme do psaní příručky pro zaměstnance, musí vedoucí firmy pochopit, co musí podle zákona obsahovat. To může také určit, jak se rozhodnete nastavit příručku pro zaměstnance.
Prvním krokem je seznámit se s federálními, státními a místními zákony o zaměstnanosti, které musíte dodržovat - některé jsou dokonce povinny být uvedeny v příručce zaměstnanců společnosti. Americké ministerstvo práce vysvětluje zaměstnavatelům informace o federálních zákonech, které mají dopad na problémy na pracovišti, na svých webových stránkách na adrese www.dol.gov . Pokud vaše firma působí ve více než jednom státě, můžete mít právní důvody pro psaní různých příruček pro zaměstnance v každém státě. „Každý stát má jedinečné zaměstnanecké zákony,“ říká Cooper. 'Mnoho zákonů na státní úrovni říká, že to musíte mít v příručce.'
čisté jmění dortového šéfa
Na to, jak přistupujete k příručce pro zaměstnance, mohou mít vliv i další problémy. Například pokud máte různé obchodní jednotky, například výrobní závod a prodejní a výzkumné pracoviště, možná budete chtít, aby hlavní příručka byla pro každou skupinu zaměstnanců stejná, ale možná budete chtít zahrnout konkrétní zásady pro konkrétní obchodní jednotky , jako když má jedna obchodní jednotka odborovou organizaci nebo hodinově placené zaměstnance, říká Cooper.
Po určení, jak budete přistupovat k příručce pro zaměstnance, musíte určit, jaké zásady musíte podle zákona zahrnout. Některé společnosti nabízejí software nebo šablony, které mohou být dobrým začátkem, který vás provede celým procesem. Politika se ale může stát od státu lišit. Pokud si nejste jisti, jaké zásady jsou vyžadovány zákonem, měli byste se poradit s organizacemi pro lidské zdroje nebo s vaším právním zástupcem. Mnoho státních úřadů práce má na svých webových stránkách také seznamy zaměstnavatelů o zákonech, které musí dodržovat při podnikání ve státě, a ty mohou být užitečné při rozhodování o tom, co zahrnout do příručky pro zaměstnance.
Zásady, které musíte zahrnout do příručky pro zaměstnance podle zákona, mohou zahrnovat následující:
- Zásady rodinné dovolené na lékařskou dovolenou . Zákon o rodinné zdravotní dovolené federální vlády vyžaduje, aby zaměstnavatelé určité velikosti museli zaměstnancům poskytnout až 12 týdnů neplaceného volna během jakéhokoli 12měsíčního období pro narození nebo péči o dítě, aby se mohli starat o nejbližšího člena rodiny se závažným zdravotním stavem , nebo pokud má zaměstnanec vážný zdravotní stav. Mnoho států má také své vlastní politiky týkající se neplaceného rodinného volna.
- Politiky rovného zaměstnávání a nediskriminace . Americké ministerstvo práce vyžaduje, aby mnoho podniků zveřejňovalo informace o tom, že podnik se při přijímání a povýšení řídí zákony o nediskriminaci a rovných pracovních příležitostech.
- Zásady odměňování pracovníků . Mnoho států vyžaduje, aby zaměstnanci byli písemně informováni o zásadách odměňování pracovníků.
Mezi další zákony, které mohou vyžadovat zahrnutí do příruček pro zaměstnance, patří politiky týkající se ubytování zdravotně postižených, politiky týkající se vojenské dovolené, politiky týkající se ubytování v kojení a politiky týkající se opuštění obětí trestných činů.
Kopej hlouběji: Jak sestavit příručku pro zaměstnance
Co zahrnout do příručky pro zaměstnance: Klauzule, které by měla obsahovat každá příručka pro zaměstnance
Každá příručka pro zaměstnance by měla mít několik obecných odmítnutí odpovědnosti.
teri nelson dcera davida nelsona
- Žádná smlouva . Je důležité zdůraznit, že tato příručka je právě ta - příručka - a nedává žádné sliby ohledně dalšího zaměstnání. Cooper doporučuje následující formulaci: „Tato příručka není smlouvou, výslovnou ani mlčky předpokládanou, ani nezaručuje zaměstnání na konkrétní dobu. I když doufáme, že náš pracovní vztah bude dlouhodobý, buď společnost, nebo vy můžete vztah kdykoli ukončit, a to i bez předchozího upozornění, s nebo bez důvodu, v rozsahu povoleném zákonem. “
- Příručka převyšuje předchozí dokumenty zásad . Příručka by měla objasnit, že jde o vrcholné slovo v podnikových politikách. Cooper navrhuje, abyste používali následující jazyk: „Tato Příručka pro zaměstnance nahrazuje a nahrazuje všechny předchozí zásady a postupy, včetně, ale nejen, všech memorand nebo písemných zásad, které mohly být vydány k tématům uvedeným v této příručce.“
- Zásady v příručce se mohou změnit . Je důležité ponechat trochu kroutit prostor, protože časy se mění, přicházejí nové problémy a možná budete muset provést revize. Takto vám Cooper navrhuje, abyste formulovali toto ustanovení: „Zásady obsažené v této příručce slouží pouze jako vodítko a mohou být změněny, jak to společnost považuje za vhodné a nezbytné. Čas od času můžete obdržet oznámení o nových nebo upravených zásadách, postupech, výhodách nebo programech. “
- Stránka s potvrzením zaměstnance . V zájmu ochrany vašeho podnikání a ověření, že vaši zaměstnanci vědí, že vaše společnost tyto zákony dodržuje, je důležité zahrnout stránku s potvrzením, kterou zaměstnanec podepíše a vrátí. V potvrzení by mělo být uvedeno, že zaměstnanec chápe, že jeho odpovědností je přečíst a dodržovat zásady. 'Chcete mít stránku s potvrzením oddělitelnou od příručky,' říká Cooper. 'Jakmile je podepsán, musí se dostat do personálního spisu zaměstnance.'
Kopej hlouběji: Nástroje: Potvrzení o přijetí příručky zaměstnance
Co zahrnout do příručky pro zaměstnance
Než začnete psát příručku pro zaměstnance, měli byste si také udělat čas a určit, co je pro vás jako firmu důležité. Zajímá vás, jak vypadají vaši zaměstnanci, když jsou v práci? Chcete, aby se během práce zdrželi textových zpráv? Je vám jedno, jestli blogují o společnosti? Pokud je pro vás problém důležitý a máte očekávání ohledně chování zaměstnanců, měli byste jej řešit v zásadách.
„Důležitými otázkami mohou být věci, jako je schopnost zaměstnance používat mobilní telefony v práci nebo při řízení; jednání s vhodným způsobem (nebo nevhodným způsobem), aby zaměstnanci po pracovní době diskutovali o zaměstnavateli v chatovacích místnostech nebo na blogech; nebo dokonce schopnost zaměstnavatele řešit problémy způsobené způsoby, jak zaměstnanci používají své počítače, e-mail a hlasovou poštu, “říká Cooper. „Jednou z nejdůležitějších věcí, které si musíte pamatovat, je, že vaše příručka musí odrážet způsob vašeho podnikání. Pokud píšete zásadu, buďte připraveni ji vynutit - ať už jde o limity stanovující zásady nebo cíle podporující zásady. Musíte mít svou příručku, která bude skutečným odrazem vašeho podnikání. “
Musíte se také rozhodnout, jaký tón má vaše příručka mít. Mnoho příruček je psáno z negativní perspektivy „nesmí“. Mezi nejúčinnější příručky však patří ty, které jsou psány z pozitivního hlediska. „Jistě zaměstnanci potřebují vědět, jaké chování způsobí problémy, jako je nadměrná absence, ale politika nemusí být psána se zaměřením na trest,“ říká Cooper.
Tady je vodítko pro to, jaké oddíly budete chtít zahrnout do příručky pro zaměstnance:
1. Historie společnosti . I když to není nutné, krátká část pojednávající o historii společnosti a jejím poslání může pomoci nastavit tón příručky pro zaměstnance. Rowson říká, že tato sekce může zahrnovat diskuse o poslání společnosti, jaký je její důvod, proč jsou, kdo jsou její zákazníci, jaké je její postavení na trhu atd. “Můžete si promluvit o zakladateli, abyste získali představu o historii společnosti nebo kultura, “říká Rowson. 'Můžete přidat diskusi o vedoucím týmu, aby lidé měli pocit, jako by věděli, pro koho nakonec pracují.' Cooper varuje, aby v této části nedávali žádné sliby, například slibovali, že zaměstnancům zaplatí nejvyšší dolar ve vašem oboru, což by mohlo být obtížné udržet, pokud by společnost upadla na ekonomické těžké časy.
2. Zásady placeného volna . V této části jsou vysvětleny zásady dovolené společnosti, například způsob získávání času na dovolenou a způsob plánování volna. Mělo by také být vysvětleno, které svátky společnost dodržuje, včetně svátků, které společnost zavírá, a pokud je společností restaurace nebo jiný podnik, který zůstává otevřený o svátcích, jak budou zaměstnanci odměněni za práci na dovolené. Můžete také řešit pracovní volno z důvodu nemoci, rodinnou dovolenou z důvodu nemoci a další typy dovolené, například vojenskou manželskou dovolenou.
3. Chování zaměstnanců . Pod tímto nadpisem můžete diskutovat o docházkové politice, přestávkách na jídlo a dobách odpočinku a obecných očekáváních chování zaměstnanců. To může zahrnovat stanovení politiky proti diskriminaci obtěžování zaměstnanců, zákaz kouření, zásady zneužívání návykových látek, způsob, jakým mohou zaměstnanci používat internet nebo e-mail, a dress code - pokud ho máte. Možná budete chtít řešit, jak by měli zaměstnanci zacházet s řešením konfliktů. Udělejte tuto část velmi obecnou. 'Nezacházej příliš podrobně,' říká Cooper. 'Je to lidská přirozenost chtít seznam všech přijatelných věcí, ale lidská přirozenost je, že taky na něco zapomenete.'
4. Platby a propagace . Vysvětlete své způsoby platby a sdělte zaměstnancům, zda jim budou vypláceny každý týden nebo každé dva týdny nebo cokoli jiného. To je místo, kde uvedete svou politiku přesčasů, definujete pracovní dobu a projednáte strukturu platové třídy, aby lidé věděli, kam se v hierarchii hodí, říká Rowson. 'Poslední věcí, kterou chcete udělat, když někoho najmete, je překvapit ho, kdy má dorazit jeho výplata,' říká Rowson. 'Chcete lidem sdělit, jak často dostanou výplatu a jak dostanou výplatu, nabízíte přímý vklad a kolik výplatních období je za rok.' Můžete také hovořit o tom, jaké typy kompenzačních balíčků nabízíte, včetně toho, zda mají zaměstnanci nárok na bonusy nebo opce na akcie a jak funguje proces hodnocení výkonu. Cooper varuje, že pokud vysvětlíte zásady společnosti pro rozvoj, musíte si pamatovat, že společnost a její manažeři musí tuto politiku koupit. „Tam většina společností dělá chyby,“ říká. 'Slibují příliš mnoho a neřídí se vlastní politikou.'
5. Výhody . V této části poskytněte zaměstnancům obecný přehled výhod, které nabízíte, pokud jde o zdravotní péči, zubní lékařství, zrak, životní pojištění atd., Ale nediskutujte o konkrétních zásadách s konkrétními společnostmi. „Vaše výhody se mohou často měnit - pravděpodobně častěji než v příručce,“ zdůrazňuje Cooper. Mluvte také o tom, kdo je způsobilý, ať už se jedná pouze o zaměstnance na plný úvazek, nebo o tom, zda se zaměstnancům na částečný úvazek nabízí balíček výhodných výhod. Vyjmenujte kritéria způsobilosti, kdy se můžete zaregistrovat do dávek a jaké jsou kritické životní události, během nichž můžete změnit dávky - například manželství nebo narození dítěte.
Jakmile jsou všechny informace shromážděny do příručky pro zaměstnance, ujistěte se, že jste dokument před distribucí prozkoumali. Pokud je to možné, měl by se na přípravě příručky podílet právník. „Pokud se zaměstnavatel snaží ušetřit peníze,“ říká Cooper, „minimum, co by měli udělat, je nechat si je zkontrolovat právníkem, jakmile se to dá dohromady.“ Dodává, že tato recenze by mohla vašemu podnikání pomoci vyhnout se budoucím soudním sporům týkajícím se chování zaměstnanců, které je - nebo není - definováno v příručce pro zaměstnance.
Kopej hlouběji: Potřebujete zásady sociálních médií?
jak vysoký je Brennen Taylor
Co zahrnout do příručky pro zaměstnance: Doporučené odkazy
Společnost pro řízení lidských zdrojů
http://www.shrm.org
SHRM je největší světová asociace věnovaná řízení lidských zdrojů, která zastupuje více než 250 000 členů ve více než 140 zemích.
Americké ministerstvo práce
http://www.dol.gov
Průvodci federálními pracovními zákony na webových stránkách ministerstva práce vám mohou pomoci ujistit se, že ve své příručce pro zaměstnance pokrýváte základní informace.
Příručka pro malé firmy
http://www.osha.gov/Publications/smallbusiness/small-business.html
Příručka Ministerstva práce a bezpečnosti práce pro malé podniky může pomoci zaměstnavatelům zajistit bezpečné a zdravé pracoviště pro své zaměstnance.
Příručka modelů zdarma
http://www.smallbusinessnotes.com
Smallbusinessnotes.com nabízí bezplatnou modelovou příručku. Kompletní příručka zásad Alexander Hamilton Institute (100 USD) je disk CD-ROM s upravitelnými zásadami podle pokynů jednotlivých států. And Policies Now je luxusní program (hrtools.com; 199 $), který pomocí průvodce Otázky a odpovědi pomáhá přizpůsobit příručku
Svět v práci
http://www.worldatwork.org
Toto globální sdružení lidských zdrojů se zaměřuje na odměňování, výhody, pracovní život a integrované celkové odměny, aby pomohly organizacím přilákat, motivovat a udržet talentovanou pracovní sílu.
Poznámka redakce: Hledáte outsourcing lidských zdrojů pro vaši společnost? Pokud byste chtěli informace, které vám pomohou vybrat tu pravou pro vás, použijte níže uvedený dotazník a požádejte našeho partnera BuyerZone, aby vám zdarma poskytl informace:
Editorial Disclosure: Inc. píše o produktech a službách v tomto a dalších článcích. Tyto články jsou redakčně nezávislé - to znamená, že redaktoři a reportéři zkoumají a píší o těchto produktech bez jakéhokoli vlivu jakéhokoli marketingového nebo prodejního oddělení. Jinými slovy, nikdo neříká našim reportérům ani redaktorům, co mají psát, ani do článku zahrnout jakékoli konkrétní pozitivní nebo negativní informace o těchto produktech nebo službách. Obsah článku je zcela na uvážení reportéra a editora. Všimněte si však, že někdy do článků vložíme odkazy na tyto produkty a služby. Když čtenáři kliknou na tyto odkazy a zakoupí tyto produkty nebo služby, může být společnost Inc kompenzována. Tento reklamní model založený na elektronickém obchodování - stejně jako každá jiná reklama na našich stránkách s články - nemá žádný dopad na naše redakční pokrytí. Reportéři a redaktoři tyto odkazy nepřidávají, ani je nebudou spravovat. Tento reklamní model, stejně jako ostatní, které vidíte na Inc, podporuje nezávislou žurnalistiku, kterou najdete na tomto webu.
