Zaměstnanci v USA utratí v průměru asi čtvrtina česání pracovního týdne stovky e-mailů .
Navzdory skutečnosti, že jsme nalepeni na naše tlačítka odpovědí, kariérní trenérka Barbara Pachter říká, že spousta profesionálů stále neví, jak správně používat e-mail.
Kvůli velkému množství zpráv, které čteme a píšeme, můžeme být náchylnější k trapným chybám a tyto chyby mohou mít vážné následky.
Pachter ve své knize nastiňuje základy moderní e-mailové etikety ' Základy obchodní etikety . “ Mluvili jsme s ní a vytáhli jsme ta nejdůležitější pravidla, která potřebujete vědět.
Vivian Giang a Rachel Sugar přispěly k dřívějším verzím tohoto článku.
1. Uveďte jasný a přímý předmět
Mezi příklady dobrého předmětu patří například „Datum schůzky změněno“, „Rychlá otázka týkající se vaší prezentace“ nebo „Návrhy k návrhu“.
„Lidé se často rozhodují, zda si otevřou e-mail podle předmětu,“ říká Pachter. 'Vyberte si takový, který dá čtenářům najevo, že řešíte jejich obavy nebo obchodní problémy.'
2. Použijte profesionální e-mailovou adresu
Pokud pracujete pro společnost, měli byste použít e-mailovou adresu vaší společnosti. Pokud ale používáte osobní e-mailový účet - ať už jste samostatně výdělečně činný, nebo ho jen občas používáte pro korespondenci související s prací - při výběru této adresy byste měli být opatrní, říká Pachter.
Vždy byste měli mít e-mailovou adresu, která sděluje vaše jméno, aby příjemce přesně věděl, kdo e-mail odesílá. Nikdy nepoužívejte e-mailové adresy (možná zbytky vašich školních dob), které nejsou vhodné pro použití na pracovišti, například „babygirl @ ...“ nebo „beerlover @ ...“ - bez ohledu na to, jak moc máte rádi studené vaření.
3. Než stisknete „odpovědět všem“, dvakrát si to rozmyslete
Nikdo nechce číst e-maily od 20 lidí, kteří s nimi nemají nic společného. Ignorování e-mailů může být obtížné, protože mnoho lidí dostává oznámení o nových zprávách na smartphony nebo rušivé vyskakovací zprávy na obrazovkách počítačů. Pokud si opravdu nemyslíte, že každý na seznamu musí dostávat e-maily, zkuste kliknout na „odpovědět všem“, říká Pachter.
4. Zahrňte blok podpisu
Poskytnout váš čtenář s některými informacemi o vás, navrhuje Pachter. „Obecně by to uvádělo vaše celé jméno, titul, název společnosti a vaše kontaktní údaje, včetně telefonního čísla. Můžete také přidat trochu publicity pro sebe, ale nepřekračujte hranice s žádnými výroky nebo uměleckými díly. “
Používá stejné písmo, velikost písma a barvu jako zbytek e-mailu, říká.
5. Použijte profesionální pozdravy
Nepoužívejte bezstarostné hovorové výrazy jako „Hej, lidi“, „Jo“ nebo „Ahoj lidi.“
„Uvolněná povaha našich spisů by neměla ovlivnit pozdrav v e-mailu,“ říká. '' Ahoj je velmi neformální pozdrav a obecně by se neměl používat na pracovišti. A Mě také není v pořádku. Použití Ahoj nebo Ahoj namísto.'
Rovněž nedoporučuje zkracovat něčí jméno. Řekněte „Ahoj Michaeli,“ pokud si nejsi jistý, že se raději jmenuje „Mike“.
6. Vykřičníky používejte střídmě
Pokud se rozhodnete použít vykřičník, použijte k vyjádření vzrušení pouze jeden, říká Pachter.
„Lidé se někdy nechají unést a na konec trestu umístí několik vykřičníků. Výsledek se může zdát příliš emotivní nebo nezralý, “píše. 'Vykřičníky by se při psaní měly používat střídmě.'
7. Buďte opatrní s humorem
Humor se může snadno ztratit v překladu bez správného tónu nebo mimiky. V profesionální výměně je lepší vynechat humor z e-mailů, pokud příjemce dobře neznáte. Také něco, co si myslíte, že je vtipné, nemusí být vtipné pro někoho jiného.
Pachter říká: „Něco, co je při mluvení vnímáno jako vtipné, se při psaní může setkat velmi odlišně. Máte-li pochybnosti, vynechejte to. “
8. Vězte, že lidé z různých kultur mluví a píší odlišně
K nedorozumění může snadno dojít kvůli kulturní rozdíly , zejména v písemné formě, když nevidíme jeden druhému řeč těla. Přizpůsobte svou zprávu kulturnímu pozadí příjemce nebo jak dobře jej znáte.
Pachter říká, že je dobré mít na paměti, že vysoce kontextové kultury (japonské, arabské nebo čínské) vás chtějí poznat, než s vámi budou obchodovat. Proto může být běžné, že obchodní partneři z těchto zemí budou ve svých spisech osobnější. Na druhou stranu lidé z kultur s nízkým kontextem (německá, americká nebo skandinávská) dávají přednost tomu, aby se dostali k věci velmi rychle.
9. Odpovězte na své e-maily - i když e-mail nebyl určen pro vás
Je těžké odpovědět na každou e-mailovou zprávu, která vám kdy byla zaslána, ale měli byste se pokusit, říká Pachter. To zahrnuje případ, kdy vám byl e-mail omylem odeslán, zejména pokud odesílatel očekává odpověď. Odpověď není nutná, ale slouží jako dobrá e-mailová etiketa, zvláště pokud tato osoba pracuje ve stejné společnosti nebo odvětví jako vy.
Zde je příklad odpovědi: „Vím, že jsi velmi zaneprázdněný, ale nemyslím si, že jsi mi chtěl poslat tento e-mail. A chtěl jsem vám dát vědět, abyste jej mohli poslat správné osobě. “
10. Přidejte e-mailovou adresu jako poslední
„Nechcete nechtěně poslat e-mail, dokud nedokončíte psaní a ověření zprávy,“ říká Pachter. 'I když na zprávu odpovídáte, je dobrým opatřením odstranit adresu příjemce a vložit ji, pouze pokud jste si jisti, že je zpráva připravena k odeslání.'
11. Korektury každé zprávy
Vaše chyby nezůstanou bez povšimnutí příjemci vašeho e-mailu. 'A v závislosti na příjemci můžete být souzeni za to, že je vyrobíte,' říká Pachter.
jaké národnosti je John Stamos
Nespoléhejte se na kontrolu pravopisu. Než svůj e-mail odešlete, přečtěte si jej a přečtěte si jej několikrát, nejlépe nahlas.
„Jeden nadřízený měl v úmyslu napsat:„ Omlouvám se za nepříjemnosti, “říká Pachter. 'Ale spoléhal na svou kontrolu pravopisu a nakonec napsal:' Omlouvám se za tu inkontinenci. '
12. Zkontrolujte, zda jste vybrali správného příjemce
Pachter říká, že při psaní jména z adresáře na řádek „Komu“ e-mailu je třeba věnovat pozornost. 'Je snadné vybrat nesprávné jméno, které by vám a osobě, která omylem obdrží e-mail, mohlo být trapné.'
13. Udržujte svá písma klasická
Purple Comic Sans má čas a místo (možná?), Ale pro obchodní korespondenci udržujte písma, barvy a velikosti klasické.
Kardinální pravidlo: Vaše e-maily by měly být snadno čitelné pro ostatní lidi.
„Obecně je nejlepší použít 10 nebo 12bodový typ a snadno čitelné písmo, například Arial, Calibri nebo Times New Roman,“ radí Pachter. Pokud jde o barvu, černá je nejbezpečnější volbou.
14. Nezkracujte jméno příjemců, pokud vás o to nepožádali
'' Jmenuji se Barbara. Nelíbí se mi dostávat e-maily s adresou „Ahoj Barb,“ řekla Business Insider. „Totéž platí pro používání přezdívek. Neříkej mi Barbie! “
Pokud vám daná osoba neřekla, že dává přednost přezdívce, nepoužívejte ji. Možná se snažíte být přátelští nebo neformální, ale je to nevhodné a může se dostat pod kůži příjemce.
15. Ujistěte se, že jste správně zadali jméno příjemce
„Pokud někoho při pozdravu urazíš, ten už nemusí číst dál,“ říká.
Buďte zdvořilí a správně hláskujte jméno příjemce. „Mnoho lidí je uráženo, pokud je jejich jméno chybně napsáno. Zkontrolujte správný pravopis v podpisovém bloku osoby. Můžete také zkontrolovat jejich e-mailovou adresu. Často je na jejich adresách křestní jméno a / nebo příjmení lidí. “
Pokud posíláte e-mail potenciálnímu klientovi, může předpokládat, že věnujete malou pozornost detailům, nebo jste příliš zaneprázdněni nebo vyrušeni, abyste získali správné jméno, a to není zpráva, kterou chcete odeslat.
16. Udržujte si přehled o svém tónu
Stejně jako vtipy, které se při překladu ztratí, je snadné chybně interpretovat tón bez kontextu, který byste dostali z hlasových podnětů a mimiky. V souladu s tím je snadné přijít tak náhle, jak jste možná zamýšleli. Měli jste na mysli „přímočarý“; četli „naštvaný a strohý“.
Aby se zabránilo nedorozuměním, Pachter doporučuje, abyste si přečetli svou zprávu nahlas, než stisknete Odeslat. 'Pokud vám to zní drsně, bude to znít drsně pro čtenáře,' říká.
Pro dosažení nejlepších výsledků nepoužívejte jednoznačně negativní slova („selhání“, „špatné“ nebo „zanedbané“) a vždy řekněte „prosím“ a „děkuji“.
17. Nic není důvěrné - proto pište odpovídajícím způsobem
Vždy si pamatujte, na co bývalý bývalý ředitel CIA David Petraeus zjevně zapomněl, varuje Pachter: Každý elektronická zpráva zanechává stopu.
„Základním pravidlem je předpokládat, že ostatní uvidí, co píšete,“ říká, „takže nepište nic, co byste nechtěli, aby všichni viděli.“ Liberálnější výklad: Nepište nic, co by pro vás bylo zničující nebo škodlivé pro ostatní. Koneckonců, e-mail se nebezpečně snadno přeposílá a je lepší být v bezpečí, než litovat.
Tento příběh se poprvé objevil na Business Insider .
