Najímáte osobní asistenty, kteří Uložit máte čas nebo kdo vás stojí čas?
Nedávno jsem pozval třicet pět mých nejlepších obchodních koučovacích klientů na soukromé útočiště v Jackson Hole ve Wyomingu, kde žiji. Diskutovali jsme o různých aspektech vedení - způsobech, kterými mohou vlastníci podniků vytvářet strategické výhody a průlomové výsledky pro sebe a své společnosti - když se mě někdo zeptal na organizace času .
Tato otázka podnítila živý rozhovor o nejlepších způsobech, jak každý z nás našel, jak využít náš čas. A bylo zřejmé, že mimořádně úspěšní podnikatelé, které jsme v té místnosti měli, ztráceli drahocenný čas, protože jejich asistenti nebyli dostatečně schopní nebo dostatečně zmocnění k tomu, aby od nich vyžadovali práci. Začal jsem tedy mluvit o důležitosti najímání asistentů, kteří nejlépe vyhovují vašim potřebám - a co můžete udělat, abyste jim pomohli.
Za dvacet pět let v různých společnostech a v různých městech jsem měl asistenty, kteří pracovali z mé kanceláře, asistenti, kteří pracovali na dálku, ale lokálně, a asistenti, kteří pracovali doslova tisíc kilometrů ode mě. Během tohoto procesu jsem zjistil, že existují opravdu čtyři úrovně asistentů. A ten výběr správného druhu asistenta je zásadní pro využití času.
Úroveň 1: Gofer
Asistenti na této první úrovni vyžadují přímé pokyny a pečlivý dohled. Mohou přesouvat objekty z bodu A do bodu B. Mohou za vás posílat e-maily - když jim bude řečeno, co přesně napsat. Mohou pořizovat přepisy a skenovat dokumenty a ukládat tyto dokumenty do složek podle vašich pokynů. Díky goferům jim dáváte pokyny na každém kroku
Takže ušetříte nějaký čas - konec konců, tvůj gofer je ten, kdo je ve skutečnosti dělá úkol - ale opravdu musíte za ně udělat všechno, co si myslí. Což znamená přísné omezení času, který můžete při práci s goferem skutečně využít.
To samozřejmě není druh osobního asistenta, kterého byste si měli najmout.
Úroveň 2: Administrativní asistent
Administrativní asistent nebo „administrátor“ je někdo, kdo dokáže dobře zvládnout mnoho úkolů, jen pokud je pro ně stanoven jasný proces a tyto úkoly jsou v mezích toho, co očekávají nebo na co jsou zvyklí .
Dobrou zprávou je, že administrátoři jsou podstatně autonomnější než gofers. Správci mohou skutečně pomoci využít váš čas, pokud sledují známé procesy a postupy, aby získali známé výsledky. Vynikají konkrétními, definovanými úkoly.
Ale dostanou se do problémů, když se věci stanou nejednoznačnými - když budou požádáni, aby zvládli úkoly, kde není zaručen úspěch. Bojí se, že to pokazili. Bojí se, že udělají chybu. Protože vědí, že za své chyby budou odpovídat. Mohli by se dostat do potíží. To je to, že se zdráhají používat vlastní uvážení.
Správci tedy mohou pomoci využít podstatně více času, než dokážou gofers, ale budou se vyhýbat úkolům, kde může být pomoc nejcennější.
Úroveň 3: Výkonný asistent
kolik vydělává chris hayes
Výkonní asistenti nejsou odradeni nejistotou. Mohou převzít nejasný úkol a ve určitých mezích skutečně přijít na to, jak to zajistit. Mohou zvládnout úkoly, které jsou načrtl místo toho, abych byl vyrobeno.
Navržené úkoly - druhy úkolů, se kterými se administrativní asistenti cítí nejpohodlněji - jsou opravdu dobře zpracovány. Potřebné kroky jsou stanoveny jasně předem.
Naopak, když dáte výkonnému asistentovi načrtnutý úkol, obvykle řeknete něco jako, ' Tady se snažím dosáhnout. Tady je pár proměnné ve hře. Zde je několik věcí, které byste možná měli vzít v úvahu . Vy vymysli zbytek . “
Výkonní asistenti jsou vysoce autonomní; potřebují jen pochopit kontext vašich požadavků. Potřebují určité základní množství informací, které jim pomohou činit správná rozhodnutí vaším jménem. Potřebují, abyste sdělili svá očekávání a preference.
Například pokud jde o cestování, budete jim chtít sdělit, za jakých podmínek byste chtěli přejít na vyšší třídu leteckých služeb, jaké hotely se vám líbí a ve kterých čtvrtích preferujete pobyt.
Tento kontext může také jít mnohem hlouběji. Pokud jde o mě, chtěl bych mít v doručené poště svého výkonného asistenta. Částečně to je užitečné, protože to snižuje počet e-mailů, které musím zpracovat: pokud dostanu sto e-mailů denně, řekl bych, že můj výkonný asistent je zpracovává, redistribuuje nebo maže asi padesát až sedmdesát z nich.
Ale mít ji tam je také užitečné, protože vidí kontext mého podnikání. Protože ví, na čem pracuji a s kým, může lépe rozhodovat o tom, kdo by se mnou měl mít schůzky. Například, když vidí, že si s Joeem vyměňuji spoustu e-mailů o konkrétním projektu, a pak Joe požádá o schůzku a řekne, že k tomu musí dojít před určitým termínem, může určit, že projekt je opravdu důležitý já a že setkání pravděpodobně také. Převezme tedy iniciativu a uspořádá toto setkání pro mě a jen mi pošle poznámku v tomto smyslu, ' Joe řekl, že se s vámi opravdu potřebuje setkat před tímto termínem, a tak jsem ho na půl hodiny od 2:45 do 3:15 hodil . “
Výkonní asistenti vám opravdu pomohou využít váš čas, pokud jim poskytnete dobrý kontext.
Úroveň 4: Náčelník štábu nebo Výkonný ředitel
Konečně máme náčelníka štábu - nebo v armádě výkonného důstojníka. Tento asistent je jako osobní COO pro vaše obchodní aktivity. Rozumí vašim cílům. Vědí, kdo jsou všichni klíčoví hráči. A dokážou sami dosáhnout výsledků, přičemž vám z ramen odeberou většinu - nebo dokonce většinu - administrativní zátěže.
Iniciativy se ujme náčelník štábu, který za vás bude následně sledovat a kontrolovat vaše přímé zprávy. Zatímco administrativní nebo výkonný asistent by si mohl na schůzce dělat poznámky, váš náčelník štábu si všimne věcí, které je třeba sledovat, a tyto kroky budou provádět sami. Váš náčelník štábu si vezme na sebe, že se po schůzce obrací zpět s Cindy, aby se ujistil, že skutečně měla čisté ruce těchto čtyř věcí, a poté o dva dny později zkontroluje, jak se jim daří.
Většina lidí bohužel najímá cestovatele a administrativní pomocníky - lidi, kteří mohou pomoci pouze s jasně stanovenými úkoly. Ale jako vlastníci podniků většina z nás není příliš procesně orientovaná; žijeme ve světě, který je fuzer. A proto opravdu potřebujeme minimálně výkonného asistenta, který zvládne nejednoznačné situace.
A i když jsou náčelníci štábu skvělí, obvykle je najdete pouze ve společnostech se střední tržní kapitalizací a ve větších společnostech. Pokud máte menší společnost, pravděpodobně budete mít ve svém týmu osobu vedoucího štábu, ale nebudou přiděleni výhradně vám. Mohou místo toho provozovat vaše operace, nebo pokud je vaše firma trochu větší, může to být váš COO.
A je také důležité si uvědomit, že tyto tituly jsou libovolné. Spousta lidí s názvem „Výkonní asistenti“ jsou opravdu jen gofers. A spousta lidí, kteří jsou najímáni jako gofers, skutečně vystupují na úrovni výkonných asistentů. (Ta druhá je obzvláště běžná ve světě zábavy.)
Takže, když přemýšlíte o přijetí dalšího asistenta, zvažte, jaký typ asistenta potřebujete. A ať se rozhodnete jakkoli, nezapomeňte tyto vlastnosti během rozhovorů hledat.
Na závěr bonusový tip: najměte někoho s trochu většími schopnostmi, než si myslíte, že budete potřebovat. Koneckonců, chcete, aby vaše společnost rostla, že?
Pokud se vám nápady, které jsem sdílel, líbily, doporučuji vám stáhnout si kopii mé nejnovější knihy zdarma, Budujte firmu, ne práci . Klikněte zde pro všechny podrobnosti a pro získání vaší bezplatné kopie.
