Existuje mnoho důvodů, aby podniky spravovaly elektronické soubory a digitalizovaly své dokumenty. Vytvoření struktury pro uspořádání a sdílení informací je jednou výhodou; stejně jako redukce papíru, vytváření auditů, zajišťování shody s předpisy a usnadňování interní a externí spolupráce. Systémy pro správu dokumentů (DMS) pomáhají společnostem elektronicky digitalizovat, ukládat, spravovat a sledovat dokumenty, datové objekty a obrázky. Ať už se jedná o systémy, software nebo řešení, nabídky DMS přicházejí s řadou funkcí a cenovek. Přišli jsme s některými z nejlepších napříč kategoriemi, abychom vám pomohli třídit, co může být matoucí řada možností.
V naší recenzi jsme našli širokou nabídku. Některé systémy se zaměřují na povolení úložiště, vyhledávání, zabezpečení a zahrnují některé funkce revize a sdílení dokumentů. Jiné přesahují rámec DMS a poskytují velké množství zvonků a píšťal (a zásuvných modulů) pro spektrum funkcí, jako je vytváření pracovních postupů, správa úkolů, spolupráce, automatická pravidla a další.
Vzhledem k množství možností může být stanovení správného systému skličující. Mluvili jsme s Jennifer Pankow, manažerkou, Client Success, SHI International Corp., která nám to pomohla zjednodušit: „Z obchodního rozhodnutí se zeptejte sami sebe:„ Co mi to pomůže, aby pomohlo zlepšit mé podnikání nebo naplnit kritickou potřebu? “ To je to, na co pomáháme zákazníkům sledovat a mapovat řešení. Místo přemýšlení „Potřebuji DMS“ se zeptejte: „Co musím udělat?“ Pak zúžte výběr na to, které řešení to dělá a které části to dělá. “
michael smith espn čisté jmění
Další otázka, kterou je třeba zvážit, je: Kam chci, aby byly mé soubory uloženy? Existují tři typy DMS: cloudové, místní a hybridní.
Mrak: Díky této službě jsou vaše dokumenty v cloudu dodavatele - připravené pro mobilní přístup kdykoli a kdekoli, kde máte internet. Úložiště může být omezeno vaší smlouvou (ačkoli většina služeb nabízí různé úrovně úložiště a související ceny), ale často jde o cenově dostupnou možnost, která zahrnuje správu a aktualizace systému a soubory jsou zálohovány do cloudu.
Místní: Tato možnost umožňuje více přizpůsobení, protože DMS sedí na vašem serveru, a nejste omezeni na úložiště na úrovni smlouvy. Počáteční náklady však mohou být zastrašující, údržba IT může být navíc a v případě výpadku serveru budete muset implementovat záložní protokol.
Hybridní: Tato kombinace místního a cloudového řešení vám umožňuje flexibilitu při používání cloudu u některých typů dokumentů, přičemž se vyhnete migraci staršího obsahu, ke kterému nepotřebujete mobilní přístup.
Při pohledu na možnosti DMS je třeba vzít v úvahu klíčové faktory:
Bezpečnostní: Jedním z aspektů je vaše schopnost řídit přístup a nastavovat oprávnění pro dokumenty a soubory v systému. Je důležité posoudit, jak jsou tyto soubory bezpečně sdíleny interně i externě. Dalším aspektem je úroveň zabezpečení chránící vaše data tam, kde jsou uložena. Pokud se díváte na cloudové řešení, ujistěte se, že zabezpečení dodavatele pro jeho datová centra je dostatečné k ochraně vašich dat a v souladu s jakýmikoli předpisy pro vaše odvětví.
Snímání: Pokud se topíte v papíru, najděte systém, který umožňuje skenování velkého množství dokumentů s funkcemi pro automatické pojmenování a ukládání. Jedna potenciální funkce, optické rozpoznávání znaků (OCR), mění naskenované dokumenty na upravitelné a prohledávatelné soubory.
Vyhledávání: Je rozumné zajistit, aby bez ohledu na to, jak systém organizuje vaše soubory, možnosti vyhledávání umožňují fulltextové vyhledávání klíčových slov v souborech (nejen podle názvu).
Přístup, úpravy, sledování: Jak rozsáhlé jsou potřeby vašeho podnikání při vytváření, přístupu a změně dokumentů? Při kontrole DMS se podívejte na:
- Nastavení přístupu a oprávnění k dokumentům a souborům, např. Jsou přiřazeny role, je přístup nastaven podle dokumentu, složky nebo obojího, můžete nastavit oprávnění jednotlivci a skupinami?
- Sdílení / úpravy souborů, tj. Existuje odhlášení / odhlášení, může více uživatelů upravovat najednou?
- Monitorování a sledování, např. Vidíte, kdo si dokument prohlížel, dostanete protokol o činnosti / auditu, můžete nastavit upozornění?
- Řízení verzí, tj. Vidíte historii verzí, jak systém zajišťuje, že se pracuje na nejnovější verzi, můžete přistupovat k předchozím verzím?
- Vytváření, sestavování a archivace, tj. Jaké funkce jsou k dispozici po celou dobu životnosti dokumentu od vytvoření přes archivaci?
Spolupráce: Kolik interní a externí spolupráce potřebujete k posílení? Zatímco správa verzí, úpravy a elektronický podpis mohou být docela standardní funkce DMS, některé systémy zahrnují pracovní toky, spoluautorství, správu úkolů, výstrahy, zasílání zpráv a další.
Uživatelská přívětivost: Chcete co nejblíže k 100% přijetí systému. Ujistěte se, že nástroje a rozhraní jsou uživatelsky přívětivé a intuitivní, aby je váš tým mohl snadno používat.
Mobilita: Pokud je mobilní přístup prioritou, najděte systém, který je kompatibilní se všemi zařízeními. Zvažte ten, který má aplikaci, která replikuje prostředí počítače.
Integrace: Mezi nabídkami DMS, které jsme zkontrolovali, existuje široká škála integračních schopností. Zjistěte, se kterými systémy budete svůj DMS potřebovat k integraci. Například vaše touha vyhnout se nutnosti přesouvat soubory ze stávajícího cloudového úložiště, např. Drobox, Microsoft Cloud, Google Drive atd., Nebo vaše potřeba připojení k vašemu CRM, systému pro správu obsahu nebo účetnímu softwaru, může ovlivnit vaše rozhodnutí dodavatele .
Podpěra, podpora: Stejně jako u jakékoli jiné služby dodavatele nezapomeňte pochopit, jak je poskytována podpora. Většina prodejců, které jsme zkontrolovali, měla několik možností podpory, včetně e-mailu, online chatu a telefonu - i když hodiny byly někdy omezené. Některé nabízejí podporu pouze prostřednictvím lístkového systému. Vyberte ten, který odpovídá úrovni a typu podpory, kterou potřebujete.
Cena: Cena DMS se liší podle dodavatele a služby. Jak již bylo zmíněno dříve, místní DMS má značné počáteční náklady. S cloudovou službou však pravděpodobně zaplatíte měsíční nebo roční poplatek stanovený na osobu / měsíc nebo na základě kapacity úložiště a další funkce mohou zvýšit náklady. Zvažte tedy své průběžné náklady a případná zvýšení, která nastanou, pokud se vaše potřeby zvýší.
Poznámka editora: Hledáte software pro správu dokumentů pro vaši společnost? Pokud byste chtěli informace, které vám pomohou vybrat tu pravou pro vás, použijte níže uvedený dotazník a požádejte našeho partnera BuyerZone, aby vám zdarma poskytl informace:
Při hledání „nejlepší z“ DMS jsme našli kvalifikované kandidáty v několika kategoriích:
Celkový vítěz, Nejlepší software / systémy pro správu dokumentů pro malé firmy: eFileCabinet
eFileCabinet získává náš hlas jako nejlepšího celkového vítěze softwaru / systémů pro správu dokumentů pro malé firmy 2018. DF je výhradně to, co eFileCabinet dělá. Jedná se o robustní nabídku, která podporuje jeho snadné použití, mobilní přístup, pokročilé vyhledávání „nikdy nic neztratit“ a vysokou úroveň zabezpečení.
Profesionálové: K dispozici je široká nabídka funkcí DMS s novými funkcemi, jako je pracovní tok (aktuálně k dispozici v beta verzi). Zabezpečení a dodržování předpisů jsou hlavní oblasti.
Nevýhody: Zákaznická podpora, i když rychle reaguje prostřednictvím telefonu, e-mailu nebo chatu, je k dispozici pouze během pracovní doby. Nejedná se o nejméně nákladnou možnost DMS; ale ani nejdražší.
Podívejte se na naši úplnou recenzi eFileCabinet.
Nejlepší software / systémy pro správu dokumentů zdarma pro malé firmy: Zoho Docs
Zatímco mnoho prodejců DMS nabízí bezplatné zkušební verze, bezplatné verze jsou vzácné. Ty, které jsme našli, často umožňovaly pouze jeden uživatelský účet. Nabízí 5 GB úložiště / uživatele až pro 25 členů týmu zdarma a získal Zoho Docs naše uznání jako nejlepší bezplatný software pro správu dokumentů pro malé firmy 2018.
Profesionálové: Zoho Docs propaguje silné zabezpečení a dodržování předpisů, má přátelské uživatelské rozhraní, online fóra pro podporu a mnoho funkcí placených služeb, které jsme zkontrolovali.
Nevýhody: Dokumenty Zoho, stejně jako Dokumenty Google, mají svůj vlastní formát souborů. Někteří uživatelé uvedli, že práce s dokumenty Word v tomto systému je náročnější, než by si přáli.
Přečtěte si celé Recenze Zoho Docs .
Nejlepší software / systémy pro správu dokumentů pro zákaznický servis: eFileCabinet
eFileCabinet bude v roce 2018 hlasován jako nejlepší software / systémy pro správu dokumentů pro služby zákazníkům. I když tento DMS může stát o něco více než někteří konkurenti, několik uživatelských recenzí uvádí, že to stojí za to díky lidem a zákaznickému servisu. Tým úspěchu zákazníků se zavazuje, že každý nový zákazník obdrží hovor hned po zakoupení, aby zajistil, že produktu plně rozumí a jeho společnost z něj bude mít prospěch.
Profesionálové: Když jsme kontaktovali zákaznický servis pomocí jejich tří metod, tj. Chatu, telefonu a e-mailu, ozvali jsme se velmi rychle a zástupci byli přátelští, profesionální a nápomocní.
Nevýhody: Zákaznická podpora je k dispozici pouze během pracovní doby (8:00 - 17:00 MT) od pondělí do pátku.
Podívejte se na naši úplnou recenzi eFileCabinet.
jak stará je nina agdal
Nejlepší software / systémy pro správu dokumentů pro spolupráci: SharePoint
SharePoint, DMS od Microsoftu, obsahuje mnoho funkcí, které zaujmou společnosti nebo týmy, které potřebují efektivní spolupráci. SharePoint je navržen se záměrem „posílit týmovou práci“ a „bezproblémovou spolupráci v celé organizaci“ a je naší volbou pro nejlepší software / systémy pro správu dokumentů pro spolupráci 2018.
Profesionálové: Jako produkt společnosti Microsoft poskytuje SharePoint vysokou úroveň zabezpečení a zákaznickou podporu s řadou cenových bodů. Možnosti se zdají téměř nekonečné, když vezmeme v úvahu celou sadu nabídek Microsoftu, se kterými se SharePoint integruje.
Nevýhody: Mnoho recenzí naznačuje, že k plnému využití odbornosti SharePointu a přizpůsobení je potřeba. Díky tomu by mohlo být řešení pro malé podniky příliš časově náročné a nákladné.
Podívejte se na naši úplnou recenzi SharePointu.
Nejlepší software / systémy pro správu dokumentů pro právnické firmy: M-Files
Protože se právnické firmy zabývají spoustou papírování, z nichž většina obsahuje důvěrné a citlivé informace, je při výběru DMS třeba vzít v úvahu další aspekty. Podle článku v časopise ABA Journal “ Zde je zákonné omezení softwaru pro správu dokumentů „„ Součásti správy dokumentů v softwaru pro řízení praxe, které právnická kancelář v současné době používá, mohou být dostatečné pro sólo praktiky nebo malé firmy v oblastech praxe, které nejsou náročné na dokumenty. Ale pro malé firmy, které spravují obrovské množství dokumentů, může být nalezení samostatného systému, který se dobře integruje s vaším stávajícím softwarem pro správu a účetnictví, velmi prospěšné. Díky své inovativní technologii, zabezpečení, podpoře shody s daty a integračním schopnostem je naším výběrem Best Software / Systems / Systems pro správu dokumentů pro právnické firmy M-Files.
Profesionálové: Kromě spolehlivých funkcí DMS, jako jsou možnosti skenování, OCR pro organizování a vyhledávání a řízení přístupu, nabízí tato technologie právním firmám pracovní postupy schvalování smluv a podporuje eDiscovery.
Nevýhody: Společnost M-Files nenabízí předkonfigurované balíčky, protože někteří konkurenti to dělají, takže je těžké odhadnout, jaké budou náklady pro malou advokátní kancelář na získání funkcí, které potřebují. Řešení jsou přizpůsobena pro každého klienta a ceny začínají pod 2 000 $ ročně.
Přečtěte si výplň recenze M-Files.
Další služby pro správu dokumentů
Kromě těch, které jsme vybrali v našich kategoriích Best Of, jsou zde další společnosti, které jsme zkontrolovali:
Dokmee popisuje svou nabídku jako bezpečný a snadno použitelný systém pro správu dokumentů navržený pro různé účely, včetně snímání a ukládání dokumentů, vyhledávání a načítání a sdílení souborů.
Stránka sada pro správu dokumentů je používána architektonickými, inženýrskými a stavebními společnostmi pro pracovní toky, správu informací a dodržování globálních standardů.
Cloud DocuWare digitalizuje papírové procesy, umožňuje konfiguraci vlastních pracovních toků a integruje se s ERP, CRM a dalšími systémy.
Adobe Document Cloud zahrnuje Acrobat DC pro produktivitu PDF a Adobe Sign pro integrované elektronické podepisování.
Hightail Business , dříve YouSendIt, se skládá z jejich nabídek sdílení souborů a kreativní spolupráce.
Ascencio ONLYOFFICE poskytuje online editory dokumentů a obchodní nástroje produktivity prostřednictvím cloudu nebo privátní sítě.
Alfresco One od společnosti Alfresco Software, Inc. je platforma Enterprise Content Management (ECM), která zahrnuje správu dokumentů, spolupráci a automatizaci procesů.
Metodologie
K zúžení našeho seznamu nabídek DMS jsme využili rozsáhlou kontrolu hledaných výrazů, sociálních trendů a webového výzkumu. Dotazovali jsme se na profesionály v oblasti klientských služeb, kteří mají zkušenosti s používáním DMS a pomáhají zákazníkům s jejich správou obsahu nebo nákupem softwaru. Se zúženým výběrem jsme poté zkontrolovali webové stránky každé společnosti a sledovali ukázky nebo se přihlásili ke zkouškám a porovnali nabídky konkrétně ohledně typu služby, cen, zákaznických služeb, škálovatelnosti, funkčnosti, snadnosti použití, recenzí zákazníků, obchodních a technologických webových stránek recenze a ocenění. V případě jakýchkoli chybějících informací jsme společnost kontaktovali. V tomto procesu jsme nejen vyplňovali mezery v informacích, ale také hodnotili jejich rychlost a důkladnost reakce.
Editorial Disclosure: Inc. píše o produktech a službách v tomto a dalších článcích. Tyto články jsou redakčně nezávislé - to znamená, že redaktoři a reportéři zkoumají a píší o těchto produktech bez vlivu jakýchkoli marketingových nebo prodejních oddělení. Jinými slovy, nikdo neříká našim reportérům ani redaktorům, co mají psát, ani do článku zahrnout jakékoli konkrétní pozitivní nebo negativní informace o těchto produktech nebo službách. Obsah článku je zcela na uvážení reportéra a editora. Všimněte si však, že někdy do článků zahrneme odkazy na produkty a služby. Když čtenáři kliknou na tyto odkazy a zakoupí tyto produkty nebo služby, může být společnost Inc kompenzována. Tento reklamní model založený na elektronickém obchodování - stejně jako každá jiná reklama na našich stránkách s články - nemá žádný dopad na naše redakční pokrytí. Reportéři a redaktoři tyto odkazy nepřidávají, ani je nebudou spravovat. Tyto reklamy, stejně jako ostatní, které vidíte na Inc, podporují nezávislou žurnalistiku, kterou najdete na tomto webu.
Poznámka editora: Hledáte software pro správu dokumentů pro vaši společnost? Pokud byste chtěli informace, které vám pomohou vybrat tu pravou pro vás, použijte níže uvedený dotazník a požádejte našeho partnera BuyerZone, aby vám zdarma poskytl informace:
Poznámka editora: Hledáte software pro správu dokumentů pro vaši společnost? Pokud byste chtěli informace, které vám pomohou vybrat tu pravou pro vás, použijte níže uvedený dotazník a požádejte našeho partnera BuyerZone, aby vám zdarma poskytl informace:
Editorial Disclosure: Inc. píše o produktech a službách v tomto a dalších článcích. Tyto články jsou redakčně nezávislé - to znamená, že redaktoři a reportéři zkoumají a píší o těchto produktech bez jakéhokoli vlivu jakéhokoli marketingového nebo prodejního oddělení. Jinými slovy, nikdo neříká našim reportérům ani redaktorům, co mají psát, ani do článku zahrnout jakékoli konkrétní pozitivní nebo negativní informace o těchto produktech nebo službách. Obsah článku je zcela na uvážení reportéra a editora. Všimněte si však, že někdy do článků vložíme odkazy na tyto produkty a služby. Když čtenáři kliknou na tyto odkazy a zakoupí tyto produkty nebo služby, může být společnost Inc kompenzována. Tento reklamní model založený na elektronickém obchodování - stejně jako každá jiná reklama na našich stránkách s články - nemá žádný dopad na naše redakční pokrytí. Reportéři a redaktoři tyto odkazy nepřidávají, ani je nebudou spravovat. Tento reklamní model, stejně jako ostatní, které vidíte na Inc, podporuje nezávislou žurnalistiku, kterou najdete na tomto webu.
