Poté, co jsem více než 25 let pracoval se začínajícími i velkými společnostmi, viděl jsem, jak se manažeři tak zamilovali do svých „rušivých“ budoucích vizí, takže opomíjejí krátkodobé plány, které věci rozběhnou. Také jsem viděl vůdce tak zaměřené na implementaci, že ztrácejí ze zřetele svůj účel a strategii.
Skutečný úspěch nastane, když spojíte celkový obraz s konkrétní akcí. Například střední výrobní společnost, se kterou jsem nedávno pracoval, chtěla vytvořit obchodní strategii. Výzvou bylo, že jejich vůdci uskutečnili tolik projektů, že lidé sotva měli čas sejít se, aby vytvořili svůj plán. Výkonný tým se nakonec setkal a uvedl jejich hlavní prioritní příležitosti pro tento rok. Poté jsme se na ně podívali s novým strategickým objektivem - místo toho, aby navrhovali „plány“, definovali pro každý projekt „charty“. Tímto způsobem dokázali ustoupit a vidět své portfolio příležitostí s novým objektivem, který jim pomohl změnit pořadí jejich zaměření a poskytnout financování projektům s největší výhodou.
Charta projektu je velmi krátký dokument, ideálně jednostránkový, který uvádí vaše celkové cíle a faktory úspěchu pro jejich dosažení. Je to v podstatě podváděcí list, díky kterému se vy a váš tým soustředíte na to, na čem v průběhu času záleží.
Při vytváření charty projektu zvažte tyto kategorie a otázky:
- Jaký je váš celkový cíl? (Jaký je hlavní problém nebo příležitost, které budete řešit?)
- Jaký je rozsah? (Co v rámci projektu uděláte versus výslovně ne?)
- Kdo je do toho zapojen? (Jaké osoby nebo skupiny musí být zapojeny a jakou roli hrají?)
- Jaký je obchodní případ? (Jaké jsou finanční nebo jiné výhody, které projekt přinese organizaci, zákazníkům nebo jiným zúčastněným stranám?)
- Jaká jsou měřítka úspěchu? (Jaké kvantifikovatelné metriky použijete k hodnocení úspěchu?)
- Jaké zdroje jsou požadovány? (Jaké financování, čas, materiály nebo jiné zdroje jsou potřeba?)
- Jaká je časová osa? (Jaké jsou hlavní fáze nebo milníky?)
- Jaká jsou rizika? (Jaké překážky mohou zabránit úspěchu?)
- Jaké jsou faktory úspěchu? (Co je třeba udělat nebo zavést, aby byl zajištěn úspěch?)
Otázky můžete snadno upravit podle svých potřeb přidáním nebo nahrazením některých z výše uvedených otázek.
Charta projektu je strategický nástroj pro komunikaci, co děláte a jak, aniž byste se ztratili v plevelu. Nejlepší lídři zapojují své týmy do budování charty od nuly, protože vědí, že lidé podporují to, co pomáhají vytvářet.
