Moje doručená pošta má nyní 93 e-mailů, z toho 15 nepřečtených. Kolik máte?
Za posledních několik let se Inbox Zero stal oblíbenou technikou řízení času. Inbox Zero, který vyvinul Merlin Mann, se zasazuje o to, aby vaše e-mailové schránky byly vždy prázdné. Zastánci Inbox Zero se chlubí, že jsou lepší než my ostatní. Protože jsou schopni udržovat prázdnou schránku, dosáhli sníženého mozku a mohou se lépe soustředit na důležité věci.
To mě přivádí k šílenství. Inbox Zero je úplná ztráta času. Považuji se za odborníka jen na pár věcí na tomto světě a time management je jednou z nich. Mít doručenou poštu, která je aktuální a minimální, je skutečně cenná, ale zajistit, aby moje doručená pošta byla denně na nule, je zbytečné a rušivé.
Tady je pět technik správy času, které bych si každý den v týdnu vybral přes Inbox Zero:
1. Bumerang
Boomerang je rozšíření Gmailu. Je to jediný nejlepší nástroj pro správu času, který jsem ve své profesionální kariéře objevil. Pokud čekáte na odpověď z e-mailu, který pošlete, můžete si vybrat, aby se tento e-mail zobrazil v horní části vaší doručené pošty v pozdější datum a čas podle vašeho výběru, pokud jste do té doby nedostali odpověď. Můžete také napsat e-mail kdykoli během dne a poslat jej později. Často píšu e-maily v 23:00 nebo v 6 hodin ráno a pomocí Boomerangu je nechám rozesílat v pracovní době, abych nerušil své spoluhráče.
Nukaaka Coster Waldau Miss Universe
2. Trello
Trello je bezplatný nástroj pro správu úkolů, který je k dispozici na webu i v mobilu. Trello vám umožňuje upřednostňovat úkoly a vytvářet různé seznamy. Můžete mít seznam úkolů, seznam úkolů a další. Možnosti jsou nekonečné.
Můžete dokonce přeposlat jakýkoli e-mail společnosti Trello. Na palubě Trello klikněte na „Zobrazit nabídku“, poté na „Další“ a poté na „Nastavení e-mailu na palubu“. Najdete jedinečnou e-mailovou adresu. Přeposílejte všechny e-maily na tuto e-mailovou adresu a budou přidány na vaši tabuli Trello.
To je velmi užitečné pro všechny ty e-maily, které jsou ve skutečnosti položkami „úkolů“ a které nemusí být časově citlivé, ale které chcete v určitém okamžiku adresovat.
3. E-mailové filtry a odhlášení
Oba slouží stejnému účelu - přeskočte doručenou poštu. Odhlášení ze seznamu e-mailů nějakou dobu trvá, ale je to ohromná úspora času a stojí za to investovat. U e-mailů, které chcete dostávat, ale nepotřebujete je číst, například kupóny do oblíbených obchodů a seznamů adres, nastavte e-mailový filtr, který přeskočí vaši doručenou poštu a přejde přímo na štítek e-mailu.
Mám štítek s názvem „Slevy a nabídky“. Tímto způsobem, kdykoli jsem na trhu se slevou, jednoduše přejdu do této složky a zjistím, co je k dispozici.
4. Seznam tří nejlepších
Čtení e-mailů, jak přicházejí, je zcela svévolné a reaktivní - opak upřednostňovaného a proaktivního.
Místo toho, abyste byli celý den spoutáni na svůj e-mail, si každé ráno vytvořte seznam s třemi nejlepšími obchodními a třemi osobními úkoly, které chcete dokončit do konce dne. Mám své první tři seznamy v Trellu. Papír také funguje, stejně jako jakékoli jiné místo, které jste si vybrali pro uchování seznamu. Úkoly by měly být dostatečně malé k dokončení.
Pokud musíte napsat recenzi na výkon a má být hotová za týden, třemi hlavními úkoly může být strávit ji dnes 30 minut.
5. Vypněte VŠECHNA e-mailová upozornění
Víte, kdo jste - pokud nemůžete konverzovat bez kontroly telefonu nebo hodinek, slibte mi, že vám dnes bude trvat 10 minut a vypnete oznámení.
Věřím, že na notebookech by měla být nulová oznámení a na telefonech pouze upozornění na textové zprávy. Neustálé otevírání e-mailů pouze k okamžité odpovědi nebo k vyřazení z doručené pošty, i když budete používat Boomerang k odložení na další den, vyžaduje nepřetržité přepínání úkolů.
Výzkum ukázal, že multitasking je neefektivní, a ti z nás, kteří se mohou soustředit na jeden úkol, mají obrovskou výhodu. Pokud se nemůžete přinutit vypnout všechna oznámení, vypněte co nejvíce.
která je vdaná za Clintona Kellyho
6. Stačí říct ne
A nakonec, pokud vše ostatní selže, prostě řekněte ne. Je to mýtus, že musíte inklinovat ke všem požadavkům.
Nebuďte hrubí a duchovní lidé, ale pokud máte úkol, který se tento týden nikdy nezdá dostatečně důležitý, řekněte tomu člověku, že mu prostě nemůžete pomoci. Nebo vymyslete způsob, jak jim pomoci a zabere vám to pět minut nebo méně času. A pokud znáte někoho jiného, kdo by mohl ocenit příležitost provést úkol, zjistěte, zda můžete spolupracovat a zapojit ostatní, aby se této práce ujali.
