ÚSTNÍ KOMUNIKACE

Orální komunikace popisuje jakýkoli typ interakce, při které se používají mluvená slova, a je důležitou a nedílnou součástí obchodního světa, zejména v éře nazývané informační věk. „Schopnost efektivně komunikovat prostřednictvím mluvení i psaní je v podnikání vysoce ceněna a vyžadována,“ napsali ve své knize Herta A. Murphy, Herbert W. Hildebrandt a Jane Thomas Efektivní obchodní komunikace . „Znát obsah funkčních oblastí podnikání je důležité, ale oživit tyto myšlenky - na schůzkách nebo při samostatných prezentacích - vyžaduje efektivní ústní prezentaci.“ Mezi typy ústní komunikace běžně používané v organizaci patří schůzky zaměstnanců, osobní diskuse, prezentace, telefonický diskurz a neformální konverzace. Orální komunikace s osobami mimo organizaci může mít podobu osobních schůzek, telefonních hovorů, projevů, telekonferencí nebo videokonferencí.

Dovednosti řízení konverzace jsou nezbytné pro vlastníky a manažery malých podniků, kteří často nesou velkou zátěž v oblastech, jako jsou prezentace klientů / zákazníků, rozhovory se zaměstnanci a vedení schůzek. Aby byla orální komunikace efektivní, měla by být jasná, relevantní, taktická ve frazeologii a tónu, stručná a poučná. Prezentace nebo konverzace, které nesou tyto charakteristické znaky, mohou být neocenitelným nástrojem pro zajištění zdraví a růstu firmy. Nejasná, nepřesná nebo neuvážená obchodní komunikace na druhé straně může ztratit drahocenný čas, odcizit zaměstnance nebo zákazníky a zničit dobrou vůli vůči vedení nebo celkovému podnikání.

ÚSTNÍ PREZENTACE

Veřejná prezentace je obecně považována za nejdůležitější z různých žánrů ústní obchodní komunikace. Stejně jako u všech druhů komunikace je prvním krokem při přípravě veřejného projevu nebo poznámek určení základního účelu / cíle komunikace. Jak poznamenávají Hildebrandt, Murphy a Thomas, obchodní prezentace mají obvykle jeden ze tří obecných účelů: přesvědčit, informovat nebo poučit nebo pobavit. Z účelu vyjdou hlavní myšlenky, které budou zahrnuty do prezentace. Tyto myšlenky by měly být důkladně prozkoumány a přizpůsobeny potřebám publika.

Nápady by pak měly být uspořádány tak, aby zahrnovaly úvod, hlavní část nebo text a shrnutí nebo závěr. Nebo, jak říká staré rčení o přednášení, „řekněte jim, co jim řeknete, řekněte jim a řekněte jim, co jste jim řekli.“ Úvod by měl zaujmout posluchače a stanovit téma zbývající části prezentace. Hlavní tělo by se mělo soustředit na body důrazu. Závěr by měl zopakovat klíčové body a shrnout zastřešující zprávu, která je přenášena.

jak starý je král nebes právě teď

Vizuální pomůcky mohou být užitečnou součástí některých prezentací. Ať už jsou promítány z počítače, zobrazeny na tabulích, tabulích pro suché mazání nebo vizuálních předváděcích sešitech, měly by být smysluplné, kreativní a zajímavé, aby pomohly řečníkovi šířit poselství. Klíčem k úspěšnému použití vizuálních pomůcek je to, že by měly podporovat téma prezentace, pomáhat při jejím přenosu, ale činit tak bez újmy tím, že jsou nedbalé, komplikované nebo dokonce příliš zábavné.

Po organizaci prezentace a výběru vizuálních pomůcek by měl řečník nahlas nacvičit prezentaci a podle potřeby ji upravit, aby vyhovovala časovým omezením a zajistila důkladné pokrytí hlavních bodů. Může vám pomoci cvičit před zrcadlem nebo před kamarádem, abyste získali sebevědomí. Dobrá ústní prezentace bude zahrnovat přechodné fráze, které posluchačům pomohou procházet materiálem, a nebude příliš dlouhá ani technická. Pro řečníka je také důležité předvídat otázky, které by diváci mohli mít, a tyto informace buď zahrnout do prezentace, nebo být připraven se jim věnovat v sekci Otázky a odpovědi na konci prezentace. Profesionální a laskavá prezentace je dalším klíčem k efektivní komunikaci, ať už se jedná o konferenci, banket, sváteční oběd nebo ústup vedení. „Uvědomte si, že když hovoříte na obchodní akci, zastupujete svou společnost a svoji kancelář v této společnosti,“ uvedl Steve Kaye v Řešení IIE . „Využijte tuto událost jako příležitost k podpoře dobré vůle. Vyvarujte se stížností, kritiky nebo kontroverze. Ty odcizí publikum a rychle zničí vaši důvěryhodnost. Místo toho mluvte o tom, co chce divák slyšet. Chvála vašemu hostiteli, uctění příležitosti a pochválení účastníků. Vyzařujte z úspěchu a optimismu. “

Ústní prezentace mohou být dodávány v pravý čas (z osnovy nebo poznámek); čtením z rukopisu; nebo z paměti. Mimořádný přístup je často nabízen jako metoda, která umožňuje řečníkovi navázat oční kontakt a vytvořit vztah s publikem a současně sdělit příslušné informace. Čtení z rukopisu se častěji využívá pro delší a / nebo podrobnou komunikaci, která pokrývá mnoho terénu. Memorace se mezitím obvykle používá pouze pro krátké a / nebo neformální diskuse.

Uspořádání účinných ústních prezentací vyžaduje, aby řečník zvážil své hlasové hřiště, rychlost a hlasitost. Je důležité zahrnout změny v hlasovém tónu, aby se zvýšil důraz a zabránilo monotónnosti. Je také užitečné měnit rychlost mluvení a začleňovat pauzy, aby posluchač mohl uvažovat o konkrétních prvcích celkové zprávy. Nalezení vhodného svazku je také zásadní pro úspěch prezentace. A konečně, reproduktory by měly být opatrné, aby mezi slova nebo věty v prezentaci nepřidávaly cizí slova nebo zvuky - například „um“, „víte“ nebo „v pořádku“.

Neverbální prvky, jako je držení těla, gesta a mimika, jsou také důležitými faktory pro rozvoj dobrých ústních komunikačních dovedností. 'Váš vnější vzhled odráží vaši vnitřní náladu,' potvrdili Hildebrandt, Murphy a Thomas. „Správné držení těla tedy naznačuje vyrovnanost a sebevědomí; nestůjte ani při přísné pozornosti, ani s nedbalou ležérností přehozenou přes pódium, ale postavte se s váhou přibližně rovnoměrně rozloženou na každé noze. “ Některé pohyby mohou být užitečné k upoutání pozornosti posluchačů nebo ke zvýšení důrazu, ale je třeba se vyhnout neustálému posunu nebo stimulaci. Podobně lze gesta rukou a paží použít k nasměrování, popisu nebo zdůraznění, ale měla by být různá, pečlivě načasovaná a přizpůsobená publiku. A konečně, dobří řečníci by měli navštěvovat častý oční kontakt s publikem, nechat jejich výraz obličeje ukázat jejich zájem o nápady, které prezentují, a oblékat se způsobem, který je vhodný pro tuto příležitost.

Majitelé malých podniků odrážejí běžnou populaci v tom, že jejich nadšení pro řeč na veřejnosti se u jednotlivců značně liší. Někteří podnikatelé se těší pozornosti a daří se jim v prostředí, které vyžaduje veřejné prezentace (formální nebo neformální). Jiní jsou méně zdatní v řečnictví na veřejnosti a vyhýbají se tomu, aby se do takových situací dostali. Obchodní konzultanti však vyzývají podnikatele, aby s veřejnými prezentacemi a schopnostmi ústní komunikace zacházeli jako s potenciálně neocenitelným nástrojem v růstu podnikání. „Můžete zvážit najmutí prezentačního kouče nebo účast na workshopu o obchodních prezentacích,“ radila Kaye. „Tyto služby vám mohou ukázat, jak maximalizovat svůj dopad při mluvení. Učení se těmto dovednostem ve skutečnosti slouží jako dlouhodobá investice do vaší budoucnosti jako efektivní vůdce. “